fbpx

A tanulás a legerősebb fegyver – Céges Alapértékek Videósorozat 4. rész

Céges Alapértékek Videósorozat 4. rész

A tanulás a legerősebb fegyver

A tanulás a legerősebb fegyver, amivel megváltoztathatod a világot!

Nelson Mandela

Nos, elérkeztünk az 5. részhez, ami a Balloon World-nek a vállalati kultúráját mutatja be, és azon keresztül azt, hogy mi az elmúlt héten, ami nálunk már a válság hete, milyen intézkedéseket vezettünk be és milyen döntéseket hoztunk.

A 4. pont a BWH-nál nem szól másról, mint a képzésről, és ez nekünk egy nagyon nagy alapértékünk. Sokan szoktak csodálkozni, amikor egy-egy ilyen konferencián elmondom, hogy a mi képzés büdzsénk meghaladja a marketing büdzsénket, és ez így van szinte kezdetektől. Miért van ez így? Valószínűleg azért, mert én nagyon szeretek tanulni, eléggé egy önfejlesztő típus vagyok, úgyhogy ezért a kollégáim is kénytelenek tanulni és kénytelenek ők is önfejlesztőek lenni.

0:58 – Mi miért képződünk, hol és hogyan? Rövid áttekintés

Hogy mi itt cégen belül miket tanulunk? Hát járunk sok tréningre. Például nagyon szeretjük a Dale Carnegie-nek tréningjeit, nagyon jók kommunikációban, vezető kommunikációban, nagyon jók a vezetői tréningjeik. Amikor én a középvezetői csapatomat raktam össze, mert abban az állapotában volt a cég, hogy már nem bírtam az egykezezést, akkor például az ő tréningjeik nagyon sokat segítettek. Vagy akár a Seminar Consulting-nak is a menedzsment technika tréningjei, nagyon sokan közülünk, nemcsak vezetők, munkatársak is elvégezték ezeket a bázis tréningeket. És hát ebből kifolyólag a vevőim is kénytelenek tanulni, számukra is nagyon sok képzést és tréninget szervezünk, ugye elsősorban lufizós tréningeket.

Az elmúlt 20 évben minden évben kettő vagy három külföldi oktató jön szerte a világból, most majdnem Kínával kezdtem, de kínai oktató is volt itt. Amerikaiaktól elkezdve, angolokon át, Ausztrália, mindenféle országból a világ legprofibb és legjobb oktatóit hívjuk el azért, hogy a vevőink szakmailag képződjenek, és mostmár pár éve melléraktunk üzleti képzéseket is a vevőink számára, hogy ne csak a lufiban legyenek profik, hanem az üzletben is.

Nem is olyan régen volt egy nagyon klassz képzésünk Janata Krisztával, aki szövegírásra tanította őket, Szász Matyival és Tóth Ádámmal, akik a hatékonyságra, céges és egyéni hatékonyságra. De megemlíthetném azt a tréninget is, ami szintén néhány hete volt Kovács Lacival, a Follow Marketinges sráccal, aki pedig az Insta titkaiba vezette be az én vevőimet és viszonteladóimat.

2:47 – Miért tanulunk most, a válságban is – mindenki. Munkatárs, vevő, beszállító…

És elmondanám, hogy most is tanulunk ebben az időszakban, ezt így nem hagyjuk abba. Azok a kollégák, akik nálunk otthon rekedtek, nagyon sokan már választottak maguknak olyan területet, ami érdekli őket, hiszen tudjuk azt, hogy így válság után hát elég durva átszervezésekre lesz szükség, azt már tudom, és elég durva átképzésre is, hogyha meg akarok tartani mindenkit, úgyhogy ezért nem csoda, hogy nálunk a raktárvezető most éppen online marketinget tanul.

És a vevőim sem ülnek túl tétlenül otthon, hiszen az amerikai anyacégünk egy virtuális World Balloon Convention-t szervez március végére, március 29-30, úgyhogy a legjobb lufis oktatókkal tartanak egy hatalmas világméretű konferenciát, amit természetesen a magyarok is nézhetnek. És nagyon büszke vagyok rá, mert van egy magyar srác is, aki oktató. Úgyhogy mi még válságban is tanulunk, mert hiszem azt, hogy a tudás az, amivel eredményeket lehet elérni.

4:00 – A tudásmegosztás fontossága – ezt se hagytuk abba

És a tudásmegosztás is eléggé bent van a cégen belül is nálunk. Ugye azt már hallottátok, hogy hetente hétfőnként mi szárnyalásokat tartunk, amin minden kollégánk ott van és nagyon sokszor fordul az elő, hogy egy kolléga kiolvas egy könyvet, ami például legyen az asszertív kommunikáció, és azt megosztja a többiekkel egy kis előadás formájában. Így ugye ő is fejlődik, például az előadói készségei fejlődhetnek, és mindenkinek jó.

4:35 – Vállalkozói pénzügyi nézőpontjaim

No, a mai téma ugye a képzés. És akkor én ki is emeltem rögtön egy olyan témát, amit tudom, hogy más vállalkozóknak is sokszor fáj. És talán azok a nézőpontok, amiket most én itt elmondok, talán másnak is segíthet, és ugye ez a pénz lesz. Az emberi oldaláról már nagyon sokat beszéltem ennek a sztorinak, amiben most itt nagyon benne vagyunk, és megígérem, hogyha majd újra békeidők lesznek, akkor akár még többet mesélek az én munkatárs kiválasztási metódusomról vagy a szervezetfejlesztési, csapatépítési titkaimról, de most nálunk, legalábbis a mi állapotunkban nem ennek van itt az ideje. Hanem egy kis matekozásnak, mert mi 5 nap alatt zuhantunk be 0-ra.

5:28 – Cégállapotok – mindenki más helyzetben van

Mielőtt belemennék abba, hogy én hogy mérem a saját teljesítményem, engedjétek meg, hogy megmutassak egy másik dolgot számotokra. Jó, felírni nem írtam fel semmit, de ezt fejből tudom, mert én ezt nagyon jól megtanultam és nagyon jól alkalmazom. Nem saját tollakkal ékeskedek, tehát nem saját kútfőből vagyok ennyire okos, hanem fel is írtam, én a Seminar Consulting-tól tanultam meg azt, hogy mik azok az úgynevezett cégállapotok, és hogy melyik állapotában a cégnek milyen úgynevezett formulákat kell alkalmaznia a túléléshez.

Amit most gyorsan elmondok nektek és nem szeretném elvenni a Seminar Consulting kenyerét, de tudom azt, hogy annyit megengednek, hogy ezt a részét bárkinek átadjam ezt a tudást, még pedig azok a statisztikák.

6:40 – Milyen állapotban van a céged?

Mindenki ugye nézi a statisztikáit, gondolom főleg most, még azok is, akik bőségben vannak, mert kenyérsütőt árulnak, és mondjuk dübörög fölfele az árbevételük, szerintem ők is gondolnak arra, hogy ez vajon meddig fog tartani, és vajon mi lesz utána, és ez az egész sztori hogy hat az egész gazdaságra, azon belül hogy hat az ő iparágára.

Ugye azt már sajnos tudjuk, hogy a hotel és a vendéglátás területére hogyan hatott, illetve már én is tudom, hogy az én területemre hogyan hatott, de szerintem sokan vannak még, akik vagy fellendülőben vannak, mert olyat árulnak, vagy egy normál állapotban, amikor a statisztikájuk egy normál, kisimult vonal, vagy ami nekünk volt, egy nagy bőség felfutás után simultunk ki. Nekünk például a 19-es évünk az erről szólt.

Tehát hogy sokan vannak még itt, de biztos vagyok abban, hogy többen már olyan grafikonokat, olyan statisztikákat látnak a saját cégükben, ami egy enyhén lefele tartó vonal, ezt a menedzsment technológiában válságnak hívják, illetve ami a meredeken zuhanó vonal, azt pedig már a veszély állapotának és mindegyiknél mást kell csinálni. Hát gyakorlatilag mi már valahol itt tartunk, a nemlét állapotában.

8:01 – Hogyan zuhantunk le nulla forgalomra 5 nap alatt?

Nagyon érdekes volt egyébként megfigyelni, hogy gyakorlatilag 1 hét leforgása alatt, mi ugye ebből a bőségből kialakult normál állapotban voltunk márciusban, tényleg kurva jó volt, első tíz napra még a pénzügyi vezető mondta, „uh 20%-ot növekedtünk”, tehát március első 10 napja, pedig akkor már kezdett begyűrűzni nagyon sok helyre ez az egész sztori, és utána gyakorlatilag mi 5 nap alatt bezuhantunk, és végigmentünk minden állapoton, és így néztük a grafikonjainkat, hogy először csak egy picit lejt, aztán rohadtul rejt, aztán konkrétan padlót fogtunk.

8:42 – Egyéni állapotunk fontossága

Ennyit az állapotokról, szerintem nagyon jó az, ha valaki tudja, hogy éppen a cége milyen állapotban van, meg szerintem az is nagyon jó, hogyha a saját állapotunkat is ismerjük, mert hiszen mi vagyunk az, aki a cég motorja vagyunk, és a cégnek energiát, olajat adunk. Azt pedig már látjuk, hogy a zűrzavar odakint elég nagy, ezért is jobb megőrizni a saját belső nem tudom én stabilitásunkat, megingathatatlanságunkat.

9:15 – A matek: az én tulajdonos/ügyvezetői mérőszámom a múltban és most is

Na, akkor rátérve a matekra. Ugye ez, amit itt láttok, mindjárt elmagyarázom, hogy micsoda, de ez a békeidő és az elmúlt években az én ügyvezető tulajdonosi teljesítmény mérőszámom gyakorlatilag. Meg fogom osztani azt a grafikont, ami évekre visszamenőleg mutatja az én gyakorlatilag teljesítményemet, és ez nem más, mint ez a 4 számból adódó összeg, amit mi hetente néztünk, tehát nekem Klári minden héten pénteken ezeket a számokat berakta egy kis rövid excelbe, annak lett egy eredménye, egy szám, azt a számot minden héten beraktuk egy grafikonba, és a grafikon annak megfelelően mocorgott, és ami egy jó hír, hogy a trend vonala az egy gyönyörű szépen felfele emelkedő vonal volt.

No, mi is ez a, hát sokan hívják egyébként ennek, Cash/Bill grafikonnak, de én egy kicsit átalakítottam, én minden tudást, amit megszerzek, mindent átalakítok és rászabom saját magamra, most ebben az esetben is ezt tettem, úgy ahogy nekem jó.

10:31 – Az én heti statisztikám, ami egy gyors állapot-felméréshez is jó

És hogy hogy volt jó, vagy hogy jó ez nekem. Azért írtam a diagnózist a tetejére, mert ez egy nagyon jó kis ilyen gyors állapot-felmérés lehet esetleg neked is, hogy Te hogy állsz most. És elkezdheted nézni azt, hát akár napról napra is, mert most ugye a ciklusok egy kicsit le vannak szűkülve, hogy milyen irányba megy a cég.

No, és ha megvan az „A” állapot, tehát hogy hol vagyunk most, akkor ki tudjuk találni azt, hogy hogy jutunk el a „B”-be, és akkor el tudunk kezdeni tervezni, mert tudjuk, hogy honnan indulunk.

11:09 – a KI-oldal: vevőszámlák és jelenlegi sorsuk

Az első a KI oldala, azaz az összes kiállított vevőszámlám akár euróban, akár forintban, bárhogyan, fel van sorolva. Ugye ezek a nyitott számlák, tehát az a pénz, amit én a vevőktől még várok. Ennek van egy összesen összege, és van egy, hát sajnos, bár nagyon figyelünk rá, hogy ne legyen olyan, hogy lejárt összegek, persze, néha van olyan is, hogy nem fizet időben és akkor a számla lejár és akkor fizetési felszólításokat küldünk neki. Lényeg a lényeg, hogy az első, amit látok, nézek az mennyi, a kintlévősége a cégemnek és mennyi a vevőtartozás.

Ide azért írtam egy plusz jelet, mert ez a lé ez valamikor be fog folyni. Hát most ebben az időben, ebben a válságos időben is vannak egyébként olyan vevők és ez valami fantasztikus, hogy mennyire jól esett, utal, felhív, hogy van-e tartozása, megbeszéljük, hogy mikor utal, mennyit utal, tehát annyira jó, hogy mi például minden vevőnkkel kommunikációban vagyunk és látjuk, hogy a kiállított számláinknak mi lesz a sorsa.

Ugye elértük azt a pontot, full origo, nulla, legalább tudjuk, honnan kell elrugaszkodni. Ez nagyon nem fog mocorogni az elkövetkezendő hetekben ez a szám, mivel nem szállítunk és számlákat sem állítunk ki. Úgyhogy van egy rövid listánk, amit Gáborral nézegetünk.

12:47 – A BE-oldal: szállítói számlák és jelenlegi sorsuk – áru STOP

Mi a második szám, amit én nézek a saját, illetve a főszámom, az én ügyvezetői főszámomnál nézek, ez pedig az érkeztetett számlák. Ez jöhet be ugye áruszámla, jöhet be beszállítótól, jöhet be bármilyen alvállalkozói számla. Ez az, amit nekünk kell kifizetni. Itt ugyanúgy, mint a vevőszámláknál összesítjük, és nézzük azt, hogy éppen mennyi van lejárva. Ugyanezt csináljuk itt is. Ez a számlánk sem túl hosszú, mert én 1 hete áru stopot rendeltem el, tehát semmilyen áru nem jön be, az utolsó szálakat teljesen elvarrtuk, a pár raklap áru, ami beérkezett, azt átvettük, és gyakorlatilag nálunk teljesen leállt a beszállítás, mert ugye mi abban az állapotban vagyunk, hogy lassan nem létezünk, legalábbis forgalom szintjén, áruforgalom szintjén.

13:57 – ÁFA, TAO fizetés: NO

A második, a BE számlák ugye a szállítók felé való tartozásaink, ide ezt becsillagoztam, beraktam az adót is, mert ami adótartozásunk van, ugye az is mínusz előjellel kerül be ebbe az egészbe. Én gyorsan kértem a februári áfámra részletfizetést, ugye 20-a volt pénteken talán, és úgy gondoltam, hogy hát ezt most nem szeretném kifizetni pont azért, hogy még több tartalékunk legyen arra az időszakra, amit át kell vészelnünk.

Bízom benne, hogy a NAV most megértő lesz mindenkivel. Mi sajnos nem esünk bele abba az iparági körbe, ahol már ugye hoztak döntést arról, hogy a járulékoknak egy részét nem kell fizetni. Úgyhogy én a részletfizetéshez, illetve az átütemezéshez, halasztott fizetési kérelemhez, ehhez nyúltam. Mi még a TAO-t is oda raktuk az ÁFA mellé, mert ugye a TAO fizetésnek is most lett volna a határideje.

15:01 – Készpénzállomány – bank(ok) és házipénztár(ak)

A harmadik, amiből az én főszámom összeáll, az a bank, azaz hogy a bank és a házipénztár, ugye ez minden cégnél a pénzeszközök, mennyi pénz van a bankban. Hát nekünk van egy rakat bankszámlánk, így szépen CIB-et, MKB-t, K&H-t, Ausztriában a Raiffeisent, Szlovákiában a Tatra Bank, és vannak pénzek a Paypal-os számlánkon és vannak pénzek a Barion-os számlánkon is. Ezt ugye minden héten hétről hétre Klári összesíti nekem, és ez is egy pluszos összeg, ugye a pénzeszköz, amije a cégnek van.

És van a házipénztár, házipénztárak, nekünk vannak alpénztáraink ugye a boltba, a Cash & Carry-be, van egy főpénztárunk is, és ennek is van egy összege, amit hozzáadunk.

15:54 – Az egyenlegem és grafikonja, illetve annak trendvonala

És gyakorlatilag ebből a négyből van nekem egy számom, és ezt a számot én, illetve Klári hétről hétre berakja egy grafikonba és ez a grafikon ez mutat valamilyen képet. Meg fogom osztani egyébként, mondjuk egy ilyen képet, a fotóját, hogy lássátok. Ti is nagyon könnyen össze tudjátok rakni. Én mindig behúzatom a trend vonalat, mert engem az érdekel. A trend mutatja, hogy felfelé mész vagy lefele mész, ez is egy állapotot tükröz.

Hát ennyi, ezt nézem én és az én teljesítményem az, hogy ez a mutató ez folyamatosan fölfele menjen. Most egy kicsit más célokat fogok szerintem magamnak is kijelölni meg a csapatnak is ebben a helyzetben. De az tuti, hogy ez egy nagyon, nagyon jó kiindulási alap ahhoz, hogy jobban lássunk, és jobban tudjunk tervezni.

17:00 – Folyamatos jegyzőkönyvvezetés most is – 1. heti intézkedések 9. pontban

Egy utolsó dolog, amit még el szeretnék nektek mondani, mert hátha valamit lehet belőle meríteni, az pedig az, hogy ezen a héten összeszedtem, hogy mik történtek nálunk, milyen intézkedéseket hoztunk meg, ugye nekünk egy hét alatt lezajlott az, hogy padlóra vágódott a sztori. Azt már tudjátok, hogy a kollégák azok fizetett szabadságon ülnek otthon és egy ügyeleti csapat dolgozik, aki még így a maradék teendőket ellátta múlt héten, az áruküldéstől, az ügyfélszolgálaton át, ugye a pénzügyi és stratégiai tervezést csináltunk, beszállítókat értesítettük ki és aktívan tartjuk a nagyker csoportunkat is.

A csapat az háromszor találkozott esténként hétköznap, ezt a szokásunkat meg is fogjuk tartani, este 21-kor egy ilyen Zoom meeting-en, ami egy fél órás és megbeszéljük, hogy mi történik éppen körülöttünk. Illetve egy Facebook zárt csoportba és Messenger csoportban is kommunikálunk egymással. Hát megmondom őszintén, hogy vicces dolgokat is osztunk meg, mert a humorérzékünket azt nagyon nem szeretnénk elveszíteni ebben a helyzetben sem.

Mi történt eddig? Igazából 9 olyan dolog, amit mint döntést, meghoztunk. Mi teljesen leállítottuk a beszerzésünket, tehát egy beszerzési költség stopot rendeltünk el, bezártuk a kisker boltunkat, bezártuk a nagyker boltunkat 16-án, hétfőn. Csak online rendelésre van lehetőség nálunk, az Ünnepek Áruházán ingyen kiszállítást tettünk be. Emellé pedig a nagyker partnereknek hetente egyszer ingyen szállítunk. Hát nem ez a költség fog minket odavágni, mivel alig van rendelés, illetve mostmár tényleg egy kezemen meg tudom számolni, egyenlő lett a nullával.

A negyedik, a munkatársaink biztonságban vannak és folyamatos kapcsolatban vannak egymással, ez nagyon fontos számunkra, mint ahogy az üzleti környezetünk is, a beszállítókkal és a vevőkkel felvettük a kapcsolatot email, telefonok formájában, tudunk egymásról. Elindult egyébként, hogy itt is néminemű marketing is legyen, 1-2 Facebook és Adwords hirdetés, ez nem szól másról, mint az otthoni lufi figura hajtogatásról, hogyan kell lufi kutyát, stb. tekerni, hátha ehhez az otthon rekedteknek lesz kedve. Ennél több marketing aktivitást én nem fejtek ki, mert azt gondolom, nem ennek van most az ideje. És mindent időben szeretnénk megtenni, nálunk van a cégnél egy olyan mondás, hogy „majd ha ahhoz a hídhoz is odaérünk, majd akkor azon a hídon is átmegyünk.” Ehhez is fogjuk magunkat tartani.

A hetedik, ugye elvarrtuk az összes pénzügyi szálunkat, ugye itt pont erről beszéltem. Minden márciusi számlát kifizettünk, mostmár csak áprilisiak vannak nyitva. Sok vevőnk nekünk is utalt, ezek is úgy nagyjából rendben vannak. Mi elutaltuk a munkabéreket is munkabér előlegként, nem vártuk meg vele az április 1-jét, 20-án elmentek a bérek. Mi úgy gondoltuk, hogy jobb, ha az a pénz már a dolgozónál van. Márciusra egyébként 100% bért utaltunk.

Átvettük az összes árut, még egy raklap fog bejönni egyébként hétfőn Hollandiából, hogyha ez megérkezik. 20-án leadtuk a 2019-es mérlegünket. Mi egyébként is március 20-án szoktuk minden évben leadni, nem szoktuk megvárni vele a május nem tudom én 20-át, és boldog vagyok, hogy a könyvelő és a könyvvizsgáló is partner volt ebben idén is olyan körülmények között, amilyen körülmények most vannak.

És ahogy nemrég mondtam itt az adóknál, én az áfára és a TAO-ra részletfizetést kértem, hogy ne most kelljen 14 milliót még oda betolni, mert lehet, hogy arra máshol lesz szükség. Tehát én azt gondolom, hogy a cégnél mindent befagyasztottunk és elrendeztünk, legalábbis adminisztratíve. Úgyhogy a mi csapatunkra most 2 hét önként vállalt karantén és otthonlét fog várni.

21:40 – Két hét önként vállalt karantén és az ún. ZERO-tervünk

Még amit ígértem nektek, hogy erről a ZERO-tervről, merthogy elkezdtük megtervezni a jövőt, egy pár szót mondok. Az én ZERO-tervem az egy nagyon pesszimista verzió, és így szól:

Szinte lenullázott változóköltségek és átütemezett, elhalasztott fix költségek mellett még két hónapnyi (május, június, ez a két hónap) zéró, azaz 0 árbevétellel számolunk, és egy nagyon lassan magához térő piacot predesztinálunk. Ezért az év hátralevő hét hónapját, június 1-től úgy terveztem én meg a saját cégemben, hogy egy 5%-os kezdő hónaptól, tehát a normál árbevételünk 5%-áról indulunk és kezdünk magunkhoz térni, 50%-ig húzom föl, tehát én nem nagyon hiszem, hogy ebben az országban csoda fog történni, ezért én azt gondoltam, hogy ha a december hónapot egy fele akkora forgalommal zárjuk, mint mondjuk tavaly, az már alleluja. Ehhez mérten nagyon minimális árurendeléseket tettünk hozzá, viszont célul tűztük ki a teljes munkatársi létszám megtartását ugye azokon a dolgozók által bevállalt alacsonyabb költségszinten, amit velük megbeszéltünk.

23:15 – Lemondtunk a legnagyobb szezonunkról (ballagás) is, mert egy nagyon lassú újjáéledést predesztinálunk

Hát nekünk a ballagás lenne a legnagyobb szezonunk, az ugye április vége és június, én úgy terveztem be, hogy az totál bukó, semmi árbevételt nem terveztem be rá, nem hiszem, hogy lesznek ballagások. Viszont jövőre van áru, és ki is van fizetve, úgyhogy ennek nagyon örülünk.

A rossz hír az egyébként az lett, hogy így evvel a ZERO-tervvel körülbelül mínusz 70 millió eredményt számoltunk ki, és ugye mivel tartalékunk csak 30 van, ezért mínusz 40 minimum fog ránk várni. Viszont azt gondolom, ha valakinek egy bank ad hitelt, az majd akkor mi leszünk, fedezetünk is van rá hál’ Istennek. Hát hogy tartalékképzés zicher, hogy nem lesz, vagy a képzett tartalék zicher, hogy nem lesz elég arra, hogy ebből kimásszunk. Én így látom. És nyilván azt is tudjuk, hogy ez a terv, amit most összeraktunk ez talán még tervnek sem vehető, tehát mi se vesszük készpénznek, mert nem tudjuk, hogy a dátumok hogy alakulnak, nem tudjuk, hogy az évszakok, hogy alakulnak, nem tudjuk, hogy a szezonok, hogy alakulnak, egyáltalán a körülmények hogy alakulnak, de legalább van valami tervünk, amit lehet szépen folyamatosan módosítani. És addig a pontig, amíg ennek a tervnek a megvalósítása el nem tud indulni, addig pedig türelmesnek kell lennünk.

24:47 – Összeszedtük és megfogalmaztuk az előnyeinket 8 pontban, mi ezzel nyugtatjuk magunkat

Összeírtam azokat az előnyeinket, és ezzel nyugtatgatjuk magunkat így a munkatársakkal. Szintén 8 pont lett. Elmondom nektek is ezt, hátha Ti is egy ilyen szempontból át tudjátok gondolni azt, hogy a Ti cégetek milyen állapotban van, és meg tudjátok keresni azokat a pontokat, amikből így el lehet indulni, és amiből lehet tervezni.

Ugye nekünk az előnyünk, hogy vannak tartalékaink. Azt kiszámoltuk, hogy három plusz hónapot kibírunk mindenképpen, és nagyon bízunk benne, hogy a helyzet nem lesz annyira mély és gyorsabban rendeződik, mint azt gondoljuk. És elképzelhető, hogy ez esetben a dolgozói felajánlásokra, tehát hogy a bérüket csökkentettem, sem lesz szükség. Azt még rohadtul nem tudom, hogy ebben a magához térő időszakban kinek mivel fogom kitölteni a munkaidejét, de erőteljesen gondolkodunk rajta. Az biztos, hogy mindenkinek lesz lehetősége, hogy valamilyen területen tegyen a cégért és a cég újjáépítéséért.

Ami nekünk előnyünk, hogy nincsenek hiteleink és van egy, ez a harmadik, egy elég nagy készletünk, és ami jó, hogy ennek a készletnek az összetétele elég optimális. De fel vagyok arra készülve, ha szükséges, akkor választékot fogunk szűkíteni és hozzá fogunk nyúlni. Lényeg az, hogy azonnal tudunk szállítani, hogyha elindul az ország.

A negyedik, ami előnyünk, és aminek szintén nagyon örülök, hogy egy nagyon összetartó, képzett csapatom van, aki így a karantén alatt is fejleszti a tudását és a belső kontrollra törekszik, és aki fel van készülve arra, hogy a jövőt csak átszervezéssel lehet megoldani.

Az ötödik az a jó dolog, hogy nekünk nincs túl sok kintlévőségünk, sem pedig vevőtartozásunk, és ez utóbbit viszonylag gyorsan tudjuk majd, illetve szállítói tartozásunk, és ez utóbbit viszonylag gyorsan tudjuk majd rendezni. És eléggé jó kapcsolatban vagyunk a beszállítóinkkal, több közülük stratégiai partnerünk, tehát nagyon nyitottak arra, hogy segítsenek nekünk.

A hatodik nagyon jó dolog, hogy nekünk teljesen naprakész a könyvelésünk, tehát nálunk nemcsak, külső könyvelőnk van egyébként, de nemcsak ő könyvel ugye hónapról hónapra, hanem mi házon belül mindent vezetünk. Tehát én bármikor bármit kérdezek, az ott naprakész, legyen az adó, bevétel, árrés, minden benne van a kis ERP rendszerünkben. Úgyhogy azt gondolom, hogy mi elég tisztán látunk a pénzügyeinkben is.

A hetedik az, hogy folyamatosan monitorozunk, mindent, amit csak tudunk. Most például nézegetjük a weboldal látogatottságot, hogy annak milyen a trend vonala, a hirdetéseink eredményességét, és minden más pénzügyi adatot még amíg valami mocorgás van ezen a téren. És én azt gondolom, hogy mindent megtettünk, amit ezalatt az 5 nap alatt meg lehetett tenni.

28:10 – És mégis mi a jó benne? Az első házi feladat

Egy utolsó dolgot még ide ráfűzök, az pedig az, hogy mi mint csapat odafigyelünk hát a mentális állapotunkra is, és elég tudatosak vagyunk, és hogy ne unatkozzon a csapat otthon, én házi feladatokat adok nekik. Az első ilyen beadandójuk, beadandó anyaguk, az az, azt már egy csomóan elküldték, amúgy hétfő a határidő, hogy mi a jó benne címmel egy 10 vagy 10-nél több pontos listát készítenek. Tehát lássák meg, hogy a kialakult helyzetben ez akár egyéni szinten, akár céges szinten, mi az a jó, találják meg, keressék meg, és írják össze nekem ezeket a dolgokat, és ezt emailen átküldik nekem. És természetesen jövő héten is folytatom a csapattal a Zoom call-okat, úgyhogy mi együtt maradunk és együtt várjuk azt, hogy mi fog történni az elkövetkezendő hetekben.

4 videóval elkészültem, csinálom az ötödiket, és abba is hozok bele olyan dolgokat, amiket mi most csinálunk, és ahogyan most élünk, hátha fogtok belőle Ti is tanulni.

Sziasztok!

Corporate Culture, 4th Core Value
4# TRAINING-CENTERED

Well, we have arrived at the 5th part of the video series that is meant to show you the corporate culture of Balloon World and through the corporate culture to demonstrate what kind of measures we have introduced and decisions we have made over the past week that has already been the week of the crisis in our case.

Balloon World’s 4th core value is none other than training and this is one thing that is thoroughly important to us. Many people are surprised when I tell them at conferences that our training budget goes beyond our marketing budget and this has been the case almost from the very beginning. Why is it so? Probably because I love to learn, I am constantly trying to improve myself, and, hence, my colleagues have no choice but to learn and improve their skills as well.

0:58 – Why Do We Constantly Train Ourselves, Where and in What Ways? A Brief Overview

So what are we learning here within the company? Well, we go to a lot of training seminars. For instance, we love the Dale Carnegie training, they are very good at communication, leadership communication, their leadership seminars are really great. When I was about to put the team of middle managers together because the company was in such a state that I was no longer enough on my own, then, for example, their training helped me a lot. Or the management technique training of Seminar Consulting, many of us, not just managers, have done these base training seminars. And because of this, my customers are also obliged to learn, we organize a lot of training for them too, especially balloon-focused.

In the past 20 years two or three foreign instructors came each year from all around the world. We had a Chinese instructor, from the USA through England, Australia, all sorts of countries, the world’s most professional and best instructors are asked to come and teach us in order to make our customers develop professionally, and for some time now we have also added business trainings for our customers to make them professional in the business life as well, not just in the world of balloons. 

Not so long ago we had a great training with Kriszta Janata who taught them how to write texts, then with Matyi Szász and Ádám Tóth, who taught them how to be efficient both in business and in private life. But I could also mention the training we had a couple of weeks ago with Laci Kovács, the guy from Follow Marketing, who showed my customers and resellers the secrets of Instagram.

2:47 – Why Are We Learning Even Now in the Times of Crisis – Everyone. Employees, Customers, Suppliers…

And I have to tell you that we are still learning even these days as well, we will not  stop. Those colleagues who have been stuck at home have chosen such a field that they are interested in, because we know that after the crisis we have to do some serious reorganization within the company, I’m already aware of that, and some pretty rough retrainings if I want to keep everyone on board, so it’s not a surprise that our warehouse manager is learning online marketing now.

And my customers don’t just sit at home doing nothing as our American parent company is organizing a virtual World Balloon Convention at the end of March, 29-30th March, so they are holding a huge worldwide conference with the best balloon instructors, which of course can be viewed by Hungarians too. And I’m very proud because there will be a Hungarian guy among the instructors. So we keep on learning even in the days of crisis because I believe that knowledge is what can be used to achieve great results.

4:00 – The Importance of Sharing Knowledge – We didn’t Stop That Either

And sharing knowledge is also pretty much there among us within the company. You all know by now that once a week on Monday we have a meeting where all the colleagues are there and it happens many times that one colleague reads a book, for instance, a book on assertive communication, and then shares it with the others in the form of a small presentation. In this way, he/she is developing, his/her performing skills are developing, and it is basically good for everyone.

4:35 – My Entrepreneurial Financial Perspectives

So today’s topic is training. And so I immediately raised a topic that I know is painful for other entrepreneurs many times. And maybe the perspectives I’m going to share here now might help others as well, and this is going to be about money. I’ve talked a lot about this story from the human side, which we’re very much in here for now, and I promise that if peaceful times are back, I’ll tell you more about my staff selection method or my organizational development, team building secrets, but now at least in our case, this is not the time for those kinds of things. But let’s do a little bit of math now because we dropped to 0 in only 5 days.

5:28 – Company States – Everyone’s in a Different State

Before I go into how I measure my own performance, let me show you another thing. Okay, I haven’t written this down, but I know it by heart, because I learned this very well and can use it well. I’m boasting with foreign feathers, so I’m not so smart on my own, and I have written this one down, I learned from Seminar Consulting what those so-called company states are and what sort of formulas a company has to apply in order to survive in each state.

What I’m going to tell you now quickly, but I don’t want to steal the show from Seminar Consulting, although I know that they allow me to pass on this part of knowledge, and these are statistics.

6:40 – What state is your company in?

All of us are looking at statistics, I think especially now, even those who are in abundance, because they sell bread making machines and let’s say their sales are rumbling up, I think even they wonder how long this is going to last and what will come next, and how this whole story affects the economy, and how that affects their industry.

Unfortunately, we all know how it affected the hotel and hospitality industry, and I already know how it affected my industry, but I think that there are a lot others who are either blooming because they are selling such things, or who are in a normal state with a normal, smoothed line of statistics, or what we had, we smoothed out after a big boom. The year 2019 was about that in our case.

So there are a lot of people here, but I’m aware that most of us see such graphs, such statistics in their companies that has a slightly downward line, this is called a crisis in management technology, and the one with a steeply falling line is a state of danger and each have to be handled differently. Well, we’re practically here somewhere, in a state of non-existence.

8:01 – How Did We End Up with Sales of Zero in Only 5 Days?

It was very interesting to observe that in practically one week we have dropped from this abundant state to a normal one in March, it was absolutely great, in the first ten days our financial manager said „wow, we had a 20% increase”, so the first ten days of March, although this whole thing started to appear in many places, and then we crashed in basically 5 days, and went through all the states and we were looking at our graphs, at first there was a slight drop, then a huge drop and then basically we crashed to the floor.

8:42 – The Importance of Our Individual State

So much about the states, I think that it’s a very good thing to know what state your company is in and I think that’s also very good if we know our own state since we are the ones who are the engines of the company and we provide the company with energy, with fuel. We can see already that there is a big mess out there, that’s why it’s better to keep our own inner – don’t know what to call it – stability or steadfastness.

9:15 – Math: My Owner/Executive Metrics in the Past and in the Present

Well, moving on to math. So this thing that you see here, I’ll explain what this is right away, but this is basically the executive ownership performance in peaceful times and in the last couple of years. I’m going to show you the graph that shows my performance over the years and it is none other than the sum of these 4 numbers that we look at each week, so for me Klári puts this together every Friday in a short little excel, it has a result, a number, we put that number into a graph each week, and the graph moves accordingly, and the good news is that the trend line is a beautiful nicely rising line.

Well, what is this, a lot of people call it a Cash/Bill graph, but I transformed it a bit, all the knowledge that I acquire, I transform and apply it to myself, I did the same thing in this situation as well, in a way that is good for me.

10:31 – My Weekly Statistics that are good for a Quick Status Survey as well

And how was it good, how was it good for me? The reason I have a written diagnosis on the top is that it can be a very good sort of a quick status survey for you as well so that you may find out where you are currently at. And you may start looking at it, even day by day, because cycles now are a bit narrowed, to see in what direction the company is going.

Well, and if we have state “A,” so the state we are in now, we can figure out how to get to “B,” and then we can start planning because we know where we’re starting out from.

11:09 – The OUT-side: Accounts Receivable and Their Current Fate

The first one is the OUT-side, that includes all my issued customer accounts either in euros, either in forints, in any sort of ways, but it is listed. These are open accounts, money that I’m still waiting for from my customers.  This has a total amount, and it, unfortunately, has, although, we are trying not to have outstanding invoices, of course, there are times when someone doesn’t pay on time and then the account expires and then we have to send out payment requests. Bottom line, the first thing that I look at is how much is the accounts receivable of my company and how much do my customers owe me.

The reason I put a plus sign here is because this money is going to come in some time. Well, in these times, in this time of the crisis, there are such customers and it’s just fantastic what it just meant to me, who transfer the money, call me up to check if they have any debts, we discuss when they can pay, and what amount, so it so great that we, for example, communicate with all our customers and we can see what the fate of our issued invoices will be.

We’ve reached the point of total zero, at least we know where to start out from. This number isn’t really going to rise in the coming weeks as we do not ship goods nor issue invoices. So we have a quite short list that we look at with Gábor nowadays.

12:47 – The IN-side: Vendor Invoices and Their Current Fate – Putting a STOP on Purchasing Goods

The second number that I look at is the main number, my executive headline number and that involves the invoices received. These can be merchandise invoices, supplier invoices, subcontractor invoices. These are the ones that we have to pay. Here, just like with accounts receivable, we sum them up and look at how many have expired among them. This is what we do here as well. This invoice is not so long either because I declared a stop on goods 1 week ago, so no goods are coming in, the last threads have completely been sewn, the last few pair of pallets arrived and the delivery of the goods was taken, and practically we stopped the delivery as we are close to a state of non-existence, at least in terms of turnover, in terms of goods turnover.

13:57 – NO VAT and Corporate Tax

The second one is the INCOMING invoices, our debts towards suppliers, I starred this here, I have included VAT here as well, because all the tax debt that we have, gets a minus sign in this whole thing. I quickly asked for an installment payment for my February VAT, the 20th was a Friday, and I was like I don’t really want to pay this one so that we have even more reserves for the period that we have to go through.

I truly hope that the National Tax and Customs Office will be sympathetic to everyone. Unfortunately, we do not fall into the industry where it has already been decided that part of the contributions should not be paid. So I asked for installment payment, rescheduling and deferred payment. We even put the corporate tax next to the VAT, because the payment deadline of corporate tax has expired by now.

15:01 – Cash in Hand – Bank(s) and Petty Cash

The third thing that makes up my main number is the bank which includes the bank and the petty cash, this means how much money a company has in the bank. Well we have a bunch of bank accounts, CIB, MKB, K&H, Raiffeisen in Austria, Tatra Bank in Slovakia, and we have money on our Paypal and Barion accounts. This is what is summed up to me by Klári each week, and this amount has a plus sign as well as this is the money that the company owes.

And we have the petty cash, petty cash funds, we have sub-funds in the store, in the Cash & Carry, we have a main cash register that also has an amount that is also added up to the whole thing.

15:54 – My Balance and its Graph or Trend Line

And basically I get a number out of these four things, and this number is being placed in a graph either by me or Klári from week to week, and this graph shows some kind of a picture. I will show you what such a picture looks like so that you can see it for yourself too. You can put it together very easily. I always ask for the trend line as well, because I’m very much interested in that one as well. This trend shows you whether you are going upwards or downwards, and reflects upon a state.

Well, that’s about it, this is what I look at, and my performance needs to make this indicator keep going upwards. I will set some slightly different goals for myself and for the whole team during this situation. But I’m sure that this is a very-very good starting point for us to see and to plan better.

17:00 – Keeping Record of Everything Even Now – The Measures of the 1st Week in 9 Points

One last thing I would like to tell you – because perhaps something can be drawn from it – is that this week I have collected all the actions that happened to us, the measures we took, because in only a week we hit the floor. You may already know that the colleagues are at home on paid leave and there is a duty team working who did the rest of the tasks last week, from shipping through customer service, we did the financial and strategic planning, we notified suppliers and now we try to keep our wholesalers active.

The team has met three times in the evenings on weekdays, this habit will be kept by us in the future as well, a half-an-hour Zoom call from 9 pm where we discuss what is happening around us. And we also communicate with each other in a Facebook closed group and in a Messenger group. Well, I have to tell you that here we share funny things with each other too, because we really don’t want to lose our sense of humor in this situation either.

What has happened so far? Basically there are 9 things that we decided on. We put a stop on purchasing, so we created a purchase cost stop, we closed our retail store, we closed our wholesale store on the 16th, Monday. Ordering from us online is still possible, we offer free delivery at Ünnepek Áruháza. In addition, once a week we deliver goods free of charge to our wholesale partners. Well, this isn’t the cost that will cut us, as there are hardly any orders, now I can really count on one hand how many there are, it has become equal to zero.

The fourth point is that our colleagues are safe and are in constant contact with each other, this is very important to us, just as our business environment, we contacted our suppliers and customers in the form of emails and phone calls, we know about each other. We started 1 or 2 Facebook and Adwords ads to do some kind of marketing, this is about making balloon figures at home, how to make a balloon dog, etc., perhaps those who are stuck at home feel like doing such activities. I don’t want to do more marketing activities because I think this is just not the right time for that. And we want to find the right time for everything, we have a saying at the company that goes: „We will cross that bridge when we get to it.” We stick to this one as well.

The seventh is that we have sewn all our financial threads, this is what I have been talking about here. We have paid all our bills for March, now only the April bills are left open. Many of our customers have transferred money to us as well, these are pretty much okay too. We also remitted the wages as an advance on wages, we didn’t wait until 1st of April, wages were transferred on the 20th. We thought it’s better if that money is already with the employee. We transferred the total amount of wages in March.

We have taken delivery of the goods, one more pallet will be arriving on Monday from the Netherlands, if it happens to arrive. On the 20th we submitted our balance sheet for 2019. We, by the way, tend to hand it in by the 20th of March each year, we don’t usually wait with it till May, the 20th or whatsoever, and I’m happy that both the accountant and the auditor were our partners in this situation we are in right now.

And as I have mentioned it to you earlier here at the part about VAT, I asked for an installment payment for VAT and corporate tax so that I don’t have to pay 14 million forints for that now because we might need that money somewhere else. So I believe that we froze and arranged everything within the company, at least administratively. So now our team is about to start a 2-week-long voluntary quarantine in their homes.

21:40 – Two Weeks of Voluntary Quarantine and the So-Called ZERO-Plan

What I have also promised to you that I will talk to you a bit about is this so-called ZERO-plan as we have started to plan the future. My ZERO-plan is a very pessimistic one and goes like this:

With almost zeroed variable costs and rescheduled, deferred fixed costs, we expect another two months (May and June, these two months) to have zero, that is zero sales, and we predestine a market that will be recovering very slowly. Therefore, the way I planned the remaining seven months of the year in my company starting from 1st of June that we are starting out with a 5% month, that is 5% of our normal sales and I’m giving it no more than 50%, I don’t really think that a miracle will happen in this country, so I thought that if we close the month of December with half as much turnover as, let’s say, that of last year, then that would be hallelujah. According to this, we added very minimal orders for goods, but we set the goal of keeping the total number of employees at the lower cost level agreed by the employees, which we discussed together with them.

23:15 – We have also given up on Our Biggest Season (Graduation) as we are predestining a Very Slow Resurgence

Well, for us, graduation would be the biggest season, this happens at the end of April and throughout the whole of June, I think of it as a total fail, I didn’t plan any sales revenue for that as I don’t think that there will be any graduation ceremonies. However, we have goods for next year and we have already paid for them, so we are really happy about that.

The bad news is that, by the way, with this ZERO-plan we have calculated an about minus 70 million forints result and since we only have 30 millions of reserves, we will get a minus 40 million result. But I truly think that banks will loan money to such companies as ours, we have a financial backing for that as well, Thank God. Well, obviously we won’t be able to form any reserves, or the reserves that we have now are sure not to be enough to get out of this whole thing. At least that’s the way I see it. And we obviously know that the plan we set up might not even be called a plan, so we don’t take it for granted either, because we don’t know how the dates end up, we don’t know how the seasons end up, we don’t know how the events end up, or how the circumstances end up, but at least we have some kind of a plan that can be modified from time to time. And until the point the implementation of this plan can begin, we must stay patient.

24:47 – We Have Summarized and Formulated Our Advantages in 8 Points, That’s What We Reassure Ourselves With

I have written down all our advantages and that’s what we reassure ourselves with. There are 8 points in this one as well. I will tell you now, it might help you in finding out what state your company is in, and you might look for those points that can help you get started and help you plan.

We have the advantage of having reserves. We have calculated that we can surely endure three months, but we hope that the situation will not end up being that deep and that it will settle quicker than what is expected. And it is possible in this case that we won’t need the employee’s offers, so that I need to reduce their wages. The thing that I don’t know of yet is what I will make the employees do in their working hours during the recovering period, but I’m thinking really hard to find it out. It is for sure that everyone will have the opportunity to do something about the company and to help rebuild it.

What is also one of our advantages is that we don’t have any loans and we have – and this is the third one – quite large stock reserves and that the composition of this stock is pretty much optimal. But I’m prepared to narrow this stock down if that is what is needed. The point is that we can ship at any time once the country is back to normal.

Our forth advantage – and I’m very happy about that one – is that I have a very cohesive, trained team whose members are deepening their knowledge even in quarantine and are seeking inner control and are prepared for a future that can only be resolved through reorganization.

Our fifth advantage is that we don’t have too much in receivables, nor trade receivables, and in case of the latter one we will be able to quite quickly…, nor supplier debts, and we will be able to quite quickly settle this one. And we have quite a good relationship with our suppliers, several of them are our strategic partners, so they are pretty open to help us.

The sixth advantage is that we have a completely up-to-date accounting, so not only do we have an external accountant who keeps record of everything from month to month, but also we ourselves here in the company. So whenever I ask something, it is there up-to-date, may it be a tax, a revenue, a margin, everything is there in our little ERP system. So I think we have a clear overview of our finances as well.

The seventh advantage is that we continuously monitor everything we can. Now, for example, we are looking at website traffic, what it’s trend line is, we are looking at the effectiveness of our ads, and all the other financial data till there is still some movement going on in this area. And I think we did everything that could be done in these 5 days.

28:10 – And Yet What is good about it? The First Homework

One last thing I add here is that we as a team take care of our mental state as well, we are quite conscious, and in order to avoid the employees feeling bored, I give them homework to do from home. The first such homework they have to submit is, and has already been submitted by many of them, Monday’s the deadline for it, so it has the title of “And yet what is good about it?”, and they have to make a 10-point-list in answer to that question. So their task is to find in the current situation either at the individual level or at the company level what is good, they should look for it, find it, and write these things down for me in an email. And of course, I’ll continue the Zoom calls with the team next week, so we’ll stay together and look forward to what’s going to happen in the coming weeks.

I’m done with 4 videos, I’m doing the fifth one which will contain such things that we are doing now and the way we live now, so that perhaps you could learn something out of it.

Goodbye for now.