Céges Alapértékek Videósorozat 5. rész
Az innováció és a rendszerek kapcsolata
Hát kedves BWH viszonteladók, szemléletváltók, innovátor klubtagok, folytatom a megkezdett videósorozatot, ami a Balloon World-nek a vállalati kultúrájáról szól, értékpontjairól, és arról, hogy mi miért ezekből merítünk most a válság idején, és jelentem így a harmadik hét végén is nagyon hasznos kis listának bizonyul mindez.
0:27 – Miért tűntem el egy hétre és bocsi
Amiért eltűntem a héten, hát egyrészt, mert zajlottak a cégben az események, de a másik ok az, hogy felkérést kaptam Amerikából, hogy egy 5 napos nemzetközi online konferencián 83 másik tanár, vagy oktató, instruktor mellett én is tartsak egy órát, előadást. Hát nekem nem lufiznom kellett, hanem egy roppant hálás szerepet szánt nekem az anyacég, ’Anti-Crisis Ideas, How to Stay Motivated?’, én voltam az, aki az iparágat motiválja és válsággal kapcsolatosan ötletekkel lássa el. Egyébként ez nagyon jól sikerült, viszont vagy 3 napot készültem rá, mivel azért angol nekem annyira nem az erősségem, és helyt szerettem volna állni, úgyhogy ezért tűntem el.
És most mivel jövök? A következő pontokkal, ugye itt tartunk, az 5. az innováció és a rendszereknek az alkalmazása, a 6. az önkéntesség, és én ezt a kettőt összevontam, és most ebben az egy videóban mindkettőről fogok beszélni.
1:45 – Legjobb munkatárs: „önként rendszerekben gondolkodik”
Miért? Mert szerintem a legjobb az, hogyha a csapatunk önként gondolkodik rendszerekben és önként innovál és fejleszt, merthogy nálunk ez így van.
Ha ismered a DISC tesztet, akkor már valószínűleg az kiderült rólam, hogy elég sárga és piros vagyok, ami nem segíti a rendszerben való gondolkodást meg a rendszereknek a kialakítását, a rendszerek fenntartását meg végképp nem, és ezért van az, hogy én gyűjtöm magam mellé a kékeket, mert a kékek zseniálisak rendszerek kialakításában, és hogy abban gondolkodjanak, úgyhogy én az évek során megtanultam azt, hogy mellém milyen típusú emberek valók és kellenek, ha sikeresek akarunk lenni együtt.
Például a pénzügyi vezetőm teljesen kék, a beszerzési vezetőnk kék, a raktár vezetőnk kék, a logisztikai vezetőnk kék, érdekes módon. Ehhez néha tolmácsra van szükség a köztük és köztem lévő kommunikációhoz, de alapvetően nagyon jó az együttműködésünk.
2:55 – Munkatársak teszteléséről pár szó
A DISC teszten kívül engedd meg, hogy említsek neked még két tesztet, mert ezek nekem a kedvenceim a munkatárs kiválasztásnál, és tudom, hogy most nem az az időszak van, amikor munkatársakat választunk ki, hanem inkább az az időszak van, hogy munkatárstól válunk meg, de majd ha eljön a restartnál esetlegesen az az időszak, hogy ha neked is új embereket kell felvenned, akkor nyugodtan szólj nekem, mert van egy elég jónak mondható kiválasztási folyamatom, amibe nagyon szeretek kettő tesztet alkalmazni, és ez a csapatszerep teszt, az egyik. Azt mutatja meg, hogy mi a csapat erőssége, az adott munkatársnak, amúgy mi ezt mindannyiunkra nyilván megcsináltuk, a nagyon régiekre utólag, az újakra meg már felvétel előtt. És csak ehhez egy gondolat, hogy mivel én ez a forráskutató, kreatívabb típus vagyok, és egyáltalán nem vagyok befejező, lezáró, vagy ellenőrértékelő, vagy kivitelező, tehát ezek a csapatszerepek nálam a gyengék, ezért én pont olyan embereket keresek magam mellé, akiknél ez a csapatszerep az erősségük.
A másik teszt, amit említettem az pedig a rugalmassági teszt. Ezt Szalai Ádám barátom használja és a sikerkod.hu oldaláról töltöttem le. Ez pedig az, hogy ki mennyire rugalmas. Hát ugye vannak az annyira rugalmas emberek, mint a rigalánc, és vannak azok, akik mondjuk olyanok, mint a tömör gumi. Tehát mindenki valahol ezen a skálán helyezkedik el. Mi ezt a teszten szintén csináljuk új munkatárs kiválasztásnál, de szintén megcsináltuk magunkra is. Úgyhogy nagyon tudjuk, hogy ki a túl laza, és ki a túl tömör gumi, és ki van, aki így középen helyezkedik el. Ez nekünk nagyon fontos, mert egész másképpen kell ehhez a végéhez közel elhelyezkedő emberekkel kommunikálni, vagy azokkal, akik a másik végén vannak.
5:02 – És miért fontos ez most is?
Hogy miért említettem mindezt meg az az, hogy azt gondolom, hogy ha majd itt újra startolunk ezen időszak után, akkor nagyon, nagyon fontos lesz az, hogy mennyire gyorsak leszünk, mennyire jók leszünk, és egységnyi idő alatt mennyi munkát fogunk tudni elvégezni, tehát mennyire vagyunk hatékonyak és mennyire vagyunk termelékenyek, és ehhez bizony jó emberek kellenek, zárójel bezárva. Egyébként nyilván a fronton, a vevőszolgálaton, a boltban dolgozó munkatársak és boltvezetők, illetve a nagyker sales vezetőnk, ő sárga.
5:45 – Innovációs ötletek az új termékektől az új statisztikákig
A rendszerekhez és az önkéntességhez visszatérve hát azt gondolom, hogy nincs csodálatosabb azt látni, amikor egy távoli útról valahonnan hazatérek mondjuk egy hosszú hónap után, és olyan újításokkal, innovatív ötletekkel szembesülök, amik már be vannak rakva a gyakorlatba. És majd a végén azt is elmondom, hogy ez a képesség vagy készség miért jó most ebben az időszakban is.
Tehát például én olyanokra szoktam hazajönni, hogy új termékeket találnak ki és új termékeket gyártanak le vagy importálnak be. Ilyen például egy nagyon szép termékskálánk, ahol a magyar nyelvű termékeket kínáljuk. Ugye nemcsak Happy Birthday!-t árulunk, hanem Boldog Születésnapot! árulunk. Ők ezt teljesen önállóan kigondolva nyilván a Happy Birthday!-es fogyásokra és top termékekre alapozva, de teljesen maguktól kreálták meg azt a dizánjt, azt a választékot, a csomagolással, mindennel együtt, ami aztán a végleges termék lett. És ehhez ugye kalkulálnak és számításokat is végeznek, tehát áraznak is. Nyilván megvannak azok az irányelvek cégen belül, amikről egy kicsit később fogok beszélni, amik ezt segítik és őket a döntésükben is könnyedén előre viszi.
Vagy például jöttem már haza olyanra, hogy a csoportok közötti együttműködést gondolták át és magát a szervezetet, illetve folyamatokat fejlesztettek nélkülem. Volt egy úgynevezett MERGE projektünk, ami azt jelentette, hogy hogyan ne vegyünk föl több embert, tehát ne higítsuk a létszámot, ami ugye a termelékenységünk rovására megy, hanem hogyan tudnánk mi magunk ahányan vagyunk megoldani azt a problémát, hogy ugye a rendelések nekünk a webshopból hét elején jönnek be, ömlenek be, tetőznek, a nagyker partnerek kedden-szerdán rendelnek rengeteget, és ami egy ilyen piánóbb nap a forgalom tekintetében, legalábbis a csomagküldő forgalom tekintetében, az a csütörtök és a péntek. Tehát van egy ilyen nagyon nagy hullámunk hét elején, ami utána átmegy egy völgybe.
És a MERGE-ünk lényege az volt, nekem a csomag logisztikába három emberke dolgozik, a raktárba öt, és hogy ne kelljen a csomagba felvenni egy 4. embert, a raktárosok megtanulták a csomagban elvégzendő feladatokat és egyszerűen az egyik osztály a hét elejére kölcsönöz kollégát a másik osztálynak, aki túlterhelt. Nyilván ők ezt igyekeznek visszaadni, tehát visszafele is működik a dolog. A csomagosok is képesek raktári feladatokat elvégezni, árut feltölteni például a bemutatóterembe. Tehát egy ennyire szoros együttműködést képesek létrehozni, és mint innovatív újdonság bevezetni. A leggyönyörűbb, hogy ehhez sem kellettem.
De például ahhoz sem kellettem, hogy új szolgáltatásokat találjanak ki. Van például egy viszonteladói bónuszrendszerünk, és egyszer csak arra jöttem haza, hogy új javaslataik vannak arra nézve, hogy hogyan lehetne azt jobbá tenni, milyen jobb ajándékokat tudnánk kitalálni a viszonteladóink számára. És ezeket a meglátásaikat mind megosztják velem és ezzel, ezekkel tudunk előre menni, tudjuk fejleszteni a területeinket.
Vagy mondhatnám akár, hogy új tanfolyamokat találnak ki. Tehát van, amikor én úgy jövök haza mondjuk májusban, hogy „figyu a következő RPC tanfolyam ekkor meg ekkor lesz.” Mivel az a hölgy, aki magyar és ő szokta tartani, egyébként az egyik vevőm, viszonteladóm, éppen kisbabázik otthon, ezért meghívtuk Angliából az xy-t, hogy tartsa meg. Mondtam, hogy „remek, jó.” És a legcsodálatosabb, hogy mindezt le is szervezik egyedül és ki is vitelezik egyedül, tehát gyakorlatilag, nyilván a lebonyolításhoz, de még csak a kitaláláshoz sem kell hozzászólnom, illetve ott lennem. Nyilván azért sok mindent megbeszélünk, de az önkéntesség és az innováció az minden területen minden emberkében nálunk benne van.
Volt olyan, hogy arra jöttem haza, hogy teljesen új statisztikákat és méréseket vezettek be. Ugye már egy kicsit így a termelékenységből mi nem tudom, hogy szokták ezt mondani, játékot csináltunk, vagy versenyt, sportot, talán ez a jó szó, sportot csináltunk. Tehát olyanokat mérnek például a raktári folyamatoknál, az áruátvétel tételszámra, időre, raklaptól elkezdve dobozra, unitra, a címkézéseknek a darabszámát, beszállítónként lebontva. Tehát olyan statisztikákat, kimutatásokat vezetnek a saját és a saját csapatuk teljesítményére, ami ugye jó hatással van az egész cég eredményességére.
11:18 – ….Vagy akár a számomra őrültnek tűnő célokig
De képesek teljesen számomra őrült célokat is kitűzni. Ilyen például az, hogy nulla százalékkal komissiózzanak. A kommisiózás az azt jelenti, hogy összeszedjük ugye a webes rendeléseket, és ebbe ne legyen egyetlenegy hiba sem. És jöttem haza olyan hónapra, hogy az adott hónapban a szedésben egyetlenegy hiba sem volt. Például ehhez a szoftverfejlesztőnktől, tehát aki nekünk a számlázó-készletnyilvántartó szoftverünket csinálja, rendeltek valami kiegészítő szoftvert, ami segíti az ő munkáját. Kitaláltak rá egy olyan kütyüs rendszert, ami gyorsítja ezt az egészet. Tehát gyorsabban és hibamentesebben kezdtek el dolgozni valamikortól, ami megint csak ugye az innovációt mutatja, és azt, hogy mindezt önként teszik.
12:18 – JPÉ szabály és az irányelvek
Esetleg megakadt a füled azon vagy felhúztad tőle a szemöldöködet, hogy rendelgetnek szoftvereket. Egyébként rendelgetnek akár bútorokat, rendelgetnek akár boltberendezéseket is, vagy raktárberendezéseket is, bemutatóterem bútorokat is. És ugye felmerülhet a kérdés, hogy hát jó, jó, de hát költik a pénzt? Miért költik a pénzt? Mennyi pénzt költenek? Egyáltalán nehogy már ők döntsék el, hogy az én pénztárcámból mennyi pénz megy ki. És én erre azt mondom, hogy „de, döntsék el.” Nem kellek ehhez se, hogy ők mit költenek. És tudod miért?
Rájöttem valamire, még pedig hogyha a JPÉ szabályt alkalmazom, nem pedig mindenféle jogosultságokat írok elő, költségkereteket, jogköröket, limiteket meg mindenfélét vezetek be, hanem egyszerűen a JPÉ szabályt, ha alkalmazom, és ha emellett vannak ugye világos irányelveink, márpedig nekünk vannak, majd egy jó párat el fogok nektek mondani később, akkor ők simán jobb döntéseket hoznak, mint én. Az pedig ezer százalék, hogy sokkal takarékosabban költenek, és sokkal takarékosabban bánnak a cég pénzével, mint én.
És mi is az a JPÉ? Nem más, mint a józan paraszti ész. Tehát hogyha én bízok az ő józan paraszti eszükbe és épelméjűségükbe, akkor túl sok hiba nem lehet.
13:54 – Céges előírások és szabályok, jogosultságok hiánya és annak oka
Engedd meg, hogy egy példát mondjak, mert ez szokott felmerülni így más vállalkozókkal való beszélgetéseken, és bevallom őszintén egy 10-15 éve még én is csodálkoztam, hogy úgy jöttek hozzám Angliából kollégák, tehát a beszállítóknak a munkatársai, és tudtam, hogy aki ott van, az se nem tulajdonos, se nem vezető beosztású, hanem egy sima munkatárs az angol anyacégünknél, és így elővette az anyacégnek a hitelkártyáját, és azzal fizetett ezt is, azt is, amazt is. És én néztem, hogy ezek így adják a céges hitelkártyákat a kollégáknak, mondom ezek megőrültek, mi van itt.
Aztán idővel rájöttem, hogy semmi nincs itt, pusztán működik a józan ész, és gyakorlatilag nálam a külföldi kiküldetéseknél sincs az, hogy én meghatározom, hogy te mennyit költesz, mi a kereted, nem írom elő, mert nem kell előírnom azt, hogy mennyit költhet a hotelra, mennyit költhet a vacsorára, mennyit költhet a repülőre, mert érdekes módon nem a businessen utaznak, nem luxus hotelban laknak és nem pezsgős-kurvás vacsorákra költenek, pedig ott a kártya, hanem mondjuk esznek egy pizzát egy olasz étteremben és hazajönnek Wizzair-rel egy adott mondjuk játékkiállítás után vagy egy disztribútor meeting után.
És vajon miért lehet ez? Valószínűleg azért, merthogy én is ezt teszem és tőlem is ezt látta, amikor velem volt. És valószínűleg magától is ezt tenné. Mindig azt szoktam mondani, hogy nagyon egyszerű etikus embereket vezetni, és idevág Levente barátomnak az egyik idézete, amit szeret használni és én is szeretek használni. Ez arról szól, hogy „az emberek megváltoztatásának a példamutatás nem a legjobb módja, hanem az egyetlen.”
15:55 – Hogyan döntünk? Miért tudunk gyorsan dönteni?
Nyilván felmerül mindenkiben a kérdés, hogy jó, jó, de hogy tudnak ők dönteni? Merthogy mondják azt, hogy egy önjáró cég az a Te fejeddel gondolkodó munkatársaktól önjáró cég. És hogyan tudnak a Te fejeddel gondolkodni? Roppant egyszerű rá a válasz. Én az enyémet megtanítom rá, megtanítom arra, hogy én hogy hozok döntéseket, nekem a döntéseknél mik a szempontjaim. Egyébként ez most egy nagyon hálás dolog, hogy mi erre mind meg vagyunk tanítva, mert most így ebben az időszakban tényleg nem kell magyarázni semmit, ott vannak az alapértékek, ott vannak a szempontok, és nagyon, nagyon, nagyon gyorsan tudunk döntéseket hozni.
16:41 – Döntési módszereink és megközelítési módjaink
Elmondom egy pár kedvenc eszközömet, hogy mi hogyan döntünk, hátha tudsz belőle meríteni, mert most lehet, hogy ebben az időszakban van jó pár dolog, amit neked is el kell döntened. Az én kedvencem egyébként nem más, mint a hófehér papír és egy toll, vagy hogyha közösen vagyunk csoportba, akkor pedig egy hófehér flipchart és filctollak. Ugyanis mi össze szoktuk írni a prot és a kontrákat, tehát mi az, ami mellette szól, és mi az, ami ellene szól. Ezeket pedig számszerűsítjük, súlyozzuk is, ugye mérlegelünk is, és hogyha kevés az infó, mert azt mondják, hogy nagyon könnyű döntést hozni, ha elegendő mennyiségű az információd, szóval, hogyha kevés az infó, akkor pedig gyűjtünk még információkat. Még többet vagy még alaposabb információkat.
17:40 – ROI, SWOT és társai
Ezek ugye lehetnek számok is, komolyabb kérdéseknél nyilván vadul számolunk mi is, és ilyenkor elő szokott kerülni még egy kis mozaikszó, ez pedig az ROI, a roi, ami nem más, mint a Return On Invest, azaz a befektetés megtérülése. Ezt mi mindig kiszámoljuk. Ez nálunk egyébként egy alapelv és egy irányelv. Tehát a döntési szempont, hogy a legnagyobb megtérülésre törekszünk a legkisebb ráfordítás mellett. És itt a ráfordítás alatt én nemcsak a pénzt értem, nemcsak az anyagi dolgokat, hanem ugyanúgy értem az időnket és az energiánkat, mert mind a kettő pénz. És itt jön be az, amit szintén Leventétől tanultam, hogy egy idő után sokkal fontosabb nem az igeneket, hanem a nemeket mondani bizonyos ötletekre, mert nagyon félre lehet menni és nagyon irányt lehet téveszteni, hogyha mindenre igent mondunk és nem tényleg a célunk után megyünk, és nem az van fókuszban.
Szóval elő szokott kerülni ez a ROI, mint irányelv. Ha még komolyabb döntéseket kell hoznunk, akkor pedig elő szokott kerülni a SWOT analízis is. Ezt biztos, hogy sokan ismeritek. Ugye a SWOT az külső és belső hatásokat rendezi egy ilyen négy részes kis ábrába. Vannak a mi belső dolgaink, azok az erősségek és a gyengeségek. És a külső hatások, amik pedig a lehetőségek és maga a fenyegetettség, Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threaths. Szóval simán csinálunk SWOT-okat bármilyen helyzetben, nyilván a válságban is előkerült a SWOT, hogy jobb döntéseket hozzunk. Mi több itt amiről az egyik előző videók egyikében beszéltem előkerültek a cégállapotok, a cég állapot formulák is.
19:48 – A legtöbb jó… elve és a win-win
Szóval én azt gondolom, hogy ha vannak alapelveid meg vannak metódusaid, akkor nagyon könnyű meghozni döntéseket. Tudod azt, hogy hogyan priorizáljál, és mi az, amit kiválasszál. Egyetlenegyet nem mondtam még el, mert van még egy olyan alapelvünk, ami a következő; legtöbb jó a legtöbb ember, terület, csapat, vevő, beszállító, alvállalkozó… ezt mindig helyzetfüggően betesszük számára. Miért? Miért alkalmazzuk ezt a legtöbb jó a legtöbb ember számára? Mert nagyon szeretünk olyan döntéseket hozni, ami nem árt senkinek és semminek, ami egy full win-win szituáció. Ugye a win-win szituáció az a nyertes-nyertes szituáció, tehát amikor mindenki nyer. Ez nálunk egyébként az egyik alapelv. Elhoztam egy pár alapelvet nektek, majd egy párat mondok, ami így ide illik, például a stratégiával kapcsolatos irányelveim közül. Tehát a win-wint szeretjük csak és kizárólag, amikor mindenki nyer, és azokat a játszmákat se szeretjük, ahol vesztesek vannak, vagy ahol kellemetlen szájíz marad az egyik fél részéről utána.
21:06 – Miért van választásunk?
És igen erre lehet mondani, hogy de hát most verseny van, sőt válság van, nem válogatunk ugye az eszközökbe, én erre azt mondom, hogy de, válogathatunk, és csak most kell válogatni igazán, mert megválaszthatjuk, és mindig szabadon eldönthetjük azt, hogy mi kik vagyunk, és milyen eszközökkel játszunk.
21:29 – A Monk, a Spender és a Saver és miért melléktermék a pénz?
Lehet, hogy nekem könnyen ment, maga a verseny engem soha nem érdekelt, egyébként engem a pénz sem érdekelt soha. Nem vagyok a Monk típus, ugye ismeritek ezt a besorolást, a Monk, a Spender meg a Saver. Ugye a Saver az, aki takarékoskodik, a Spender, aki költ, a Monk pedig az, aki nem tudja, hogy mit csináljon a pénzzel és annyira nem érdekli, hogy ha van neki, ül rajta, ha nincs neki, az is jó. Tehát én abszolút a Spender kategóriába tartozok, tehát én imádok költeni, de nem élek halok a pénz megszerzéséért.
22:00 – Győzd le önmagad elvünk
Mi úgy vagyunk vele, hogy jön, melléktermék, mellékterméke a működésünknek, mellékterméke a létezésünknek, és valószínűleg ezért sem érdekel a verseny túlzottan, mert mi mindig önmagunk legyőzésére koncentráltunk, és fogunk koncentrálni a jövőben is. A viszonteladóink tudják, például a viszonteladói bónuszrendszerünknek is a Győzd le önmagad! a címe, neve már évek óta. Én azt gondolom, hogy egy céget elsősorban belülről lehet tönkretenni, és nem kívülről. Nyilván ennek a válságnak is lesznek nyertesei, vesztesei, és valószínűleg azok lesznek a nyertesei, akik nem kifele mutogatnak, másokra, másokat hibáztatva, hanem egyszerűen gondolkodva teszik a dolgukat.
22:55 – Miért a Blue Ocean a stratégiánk, most is?
Egy picit visszatérve a versenyre, mi mindig is a Blue Ocean stratégiát választottuk. Biztos nagyon sokan ismeritek ezt a kifejezést. Ugye van a Red Ocean, az a vörös, ahol vér folyik, és lehet harcászkodni meg háborúzni, és van a Blue Ocean, a békésebb vizek, mi mindig a békésebb vizekre eveztünk át, bármikor, stratégiában, üzleti modellben, bármiben. Nyilván ehhez kell némi kreativitás és elég nagyfokú rugalmasság is, de hát ugye pont erről beszélek.
23:32 – Miért fontos a reziliencia?
És ebben a helyzetbe, most a válságban ez a rugalmasság, ez szerintem egy nagyon előtérbe kerülő tulajdonság. Van is rá egy nagyon jó szó. És ez a reziliencia. A reziliencia a rugalmas ellenállási képességet jelenti, azt a reaktív képességet, hogy erőteljes, megújuló, vagy akár sokkszerű külső hatásokhoz is sikeresen adaptálódjunk, alkalmazkodjunk. Hát szerintem a sokkot megkaptuk a válság formájában, úgyhogy itt az idő az adaptációhoz.
Én nekem 20 éve van egy olyan mondásom, hogy „ami nem hajlik, az törik.” Tehát mi mindig a hajlékonyság irányába mozogtunk, és egyébként a pszichológia is a rezilienciát is úgy írja le, hogy egy olyan tulajdonság vagy helyesebben képesség, amikor az ember gyorsan vissza tudja nyerni az eredeti jó állapotát némi testi-lelki szenvedés, illetve nehéz élethelyzetek átélése után. Szóval ez a reziliencia ez most nagyon fontos.
A win-winről kanyarodtam el egyébként ide, és onnan, hogy a pénzt mi mellékterméknek tekintjük, és számunkra a saját magunk, a saját folyamataink, a saját rendszereink fejlesztése volt mindig a fontos, a pénz meg jött ennek eredményeként, és ez most sincs másként itt a válságban. A tőlünk telhető legjobbat tesszük meg, az eredménynek pedig jönnie kell.
Amúgy 25 éve mondogatom mindig magamnak, hogy „teher alatt nő a pálma”, ez így a napokban sincsen másként, „teher alatt nő a pálma,” és hogy a munkába még senki nem halt bele. Igen, elég sokat dolgozunk most.
25:29 – Deal elvünk (ami a valóságban még fontosabbá vált!)
Engedd meg, hogy még egy dolgot említsek, ami a rendszerünk része, és ez is egy szabály vagy egy irányelv nálunk, ez az úgynevezett Deal, Deal-szabály. A deal az egy angol szó, amikor egy kvázi üzlet megköttetik, ugye a deal done. Ez azt jelenti, hogy mi nem adunk egymásnak anélkül, hogy kapnánk, vagy inkább fordítva, hogy nem akarunk úgy kapni bármit is, hogy mi ne adnánk. Nem szeretnénk és nem is tesszük, hogy a dolgok egyoldalúak legyenek, mi mindenben szeretjük az egyensúlyt, az egyenrangúságot, a kétoldali dolgokat, ugye win-win, mindenkinek jó legyen, tehát ezek a deal-ek mennek nagyon apró dolgokba.
26:13 – Miért érdemes mindig jó cserében lennünk? (most is)
Mondok rá példát, például ha a kolléganő elkéredzkedik fodrászhoz, amit lehetetlen másik időpontra rakni, mint mondjuk kedd délelőttre, akkor evidens és magától ajánlja fel, hogy hétfő este még bent marad és ezt meg ezt meg ezt a munkát befejezi, és valamit ad azért cserébe, hogy ő el van engedve mondjuk kedd délelőtt fodrászhoz.
Vagy mondjuk közös leltárnál nálunk alap, hogy mindenki ott van, mindenki számol, mindenki leltároz, és mindenki rááldozza egy évben egyszer azt a szombatját is, és ha valakinek ne adj Isten egy szombati mondjuk családi esemény van, oké, mehetsz, mit kapunk cserébe, de nem is kell kérni, mert már eleve úgy jön, hogy figyelj, én azt meg azt a sort azt lerovancs leltározom nektek előre, minden le lesz számolva, minden fel lesz címkézve, hozzá sem kell nyúlnotok, csak átírni a leltár lapra. Tehát már magától adja cserébe a dolgokat. Én azt gondolom, hogy ha nem vagyunk jó cserébe egymással, a környezetünkkel és önmagunkkal is, akkor bizony borul a rendszer, az pedig nem jó.
27:28 – Big picture és holisztikus képnézegetés most is
Nekem van egy olyan tulajdonságom, mégpedig az, hogy egyszerűen nem tudok másként gondolkodni, mint holisztikusan, mint big picture-be, mint hogy mindig a teljes képet nézem és mindig az összefüggéseket nézem, a teljes rendszert. És ezt a munkatársak is megtanulták tőlem kvázi ez is egy irányelvünk, hogy ne csak egy bizonyos részt nézd, hanem az egészet, mert ezek a részek az egésznek az összetevői gyakorlatilag, és hogyha egy valamihez hozzányúlsz, akkor az egészre kihat, és mondjuk az egész borulhat. Mi most a válságban is amikor döntéseket hozunk, akkor igyekszünk a lehető legjobban a teljes egészre koncentrálni, és a meghozott különböző döntéseinknek minden következményével tisztában lenni, hogy az hogy fog kihatni, nemcsak azon a kis területen, hanem a cég egészére nézve.
28:28 – Gyors adaptáció, öntanuló szervezet – régi és új példákkal
Ami egy nagyon hasznos tulajdonságunk egyébként, hogy piszok gyorsan adaptálunk és képesek vagyunk például szoftvereket megtanulni vagy alkalmazni. Ez is egy nagyon hasznos tulajdonság különösen most, hogyha egy szervezet tanulékony vagy öntanuló.
Mondok egy régi és egy mostani válságbeli példát is nektek. Nem tudom, hány éve került be a Trello az életünkbe. Ugye a Trello az egy ilyen feladatmenedzselő szoftver, applikáció, notebookon, computeren, de telefonon, mobiltelefonon is tudod használni, alkalmazni. Egy roppant egyszerű rendszer. Vannak táblák, to-do list-ek és arra a három egyszerű lépésre épül, hogy van egy feladat, amit el kell végezni, tehát ott van a teendők között, majd ez a feladat elvégzésre kerül, a kettő között még az lehet, hogy folyamatban van az elvégzése. Nagyon klasszul hozzá lehet rendelni határidőket, embereket, ugye mind tudjuk, egy feladat attól feladat, hogyha van ki megcsinálja meg van mikorra megcsinálja. Szóval egy szuper jó kis eszköz.
Mi felvetettük azt, hogy mi lenne, ha a cég összes folyamatát, összes tevékenységét ráraknánk a Trello-ba az összes munkatárssal együtt, és minden szépen egy helyen lenne, nem szórtan, nem össze-vissza e-mailezve, levelezve, szóban, chatelve, mindenhol, hanem egy központi rendszerben, egy helyen vezetve és látva.
Hát mondom ismerve azt, hogy vagyunk 25-en, van 7 csoport, emlékszem, hogy pont november volt és éppen hevertük ki a halloweent, ami nekünk a legnagyobb és legerősebb szezonunk, tehát az nekünk nagyon durva, akkor nagyon sokat szoktunk dolgozni. És előttünk állt a december, ami szintén elég durva szezon. Ugye benne van a Mikulás is, benne van a karácsony is és benne van a szilveszter is. És fel se ébredsz szilveszter után, már jön a január-február és a farsang.
Tehát ott álltunk a két legbrutálabb szezon között, és hát mondom, nem most kéne bevezetni a Trello-t, biztos vagyok benne, hogy nem jó dátum ez a december 1, mondom inkább el kéne tolni január 1-re, mert ott azért még valami szusszanásnyi időnk csak lesz a farsang előtt. Mert azt hiszem, abban az évben később is kezdődött a farsang, a farsang ugye a húsvéttal együtt mozgó ünnep.
És ugye ezen morfondírozva és hát akkor szavazzuk meg, mi elég demokratikusak vagyunk, mindig mindent megszavazunk, hogy win-win, mindenkinek, minél többünknek legyen jó, feldobtam a témát, hogy hát akkor így januártól ez beleférne. És kaptam huszon x egyöntetű választ, hogy hát szerintünk nem, szerintünk ezt meg tudjuk csinálni december 1-től. Úristen, mondom ezeknek elmentek otthonról, de hát nyilván nem én leszek a kerékkötője annak, hogy valami előbb a gyakorlatba beépülő jó kis innovatív megoldás meg rendszer meg minden, nem én leszek ellene, és megcsinálták. Megcsináltuk. És december 1-től az egész rendszer felállt úgy, hogy mindenki értette, és mindenki elkezdte használni, utána pedig jöttek az ilyen tökélyre fejlesztési módszerek, ötletek, úgyhogy vadul Trello-zunk.
A legújabb gyors döntés és gyors adaptációra levő példám pedig az, amikor ott álltunk utolsó nyitvatartós napunkon, azt hiszem ez március, nem, már zárva voltunk, de még bent voltunk az irodában március 17-én, ugye akkor kvázi szélnek eresztettem az embereket. Mindenki otthoni önkéntes karantén, nincs forgalom, boltok bezárva, vevőink boltjai bezárva, de hát mégis azért valahogy tartani kellene egymással a kapcsolatot, és ott egyetlenegy óra leforgása alatt mindenki telóján rajta volt a Zoom, mint applikáció, mindenki tudta kezelni, mindenki kipróbálta, hogy hogy kell kezelni, és gyakorlatilag ezután szépen hazament és már aznap este csináltuk is a Zoom meetinget.
Tehát a gyorsaság meg a gyorsan adaptálunk című képesség az nagyon, nagyon hasznos és most is nagyon hasznos.
33:12 – A rendszer részei még: TMJ, SMA
Van két mozaikszó, amit szeretnék még veletek megosztani, mert nálunk ez is a rendszernek a része és nagyon, nagyon megkönnyíti egy vezetőnek a munkáját, és azt, hogy egy olajozottan működő rendszere legyen.
Az egyik a TMJ, talán említettem feljebb, ez a Teljes Munkatársi Javaslatnak a rövidítése. Én abban a szerencsés helyzetben vagyok, hogy olyan javaslatokat kapok a munkatársaktól írásban, részletesen, kiszámolva, amire a végén csak annyit kell mondani, hogy ámen. Vagy annyit kell visszaírnom mondjuk Thaiföldről, hogy ámen, csináljátok. Ugyanis ez a munkatársi javaslat, hogyha van valami innovatív ötletük, vagy valami kreatív ötletük, ami a fejlesztés irányába hat, akkor ez lehet bármi, egy új raktárnak a berendezése, egy új kütyü, egy új szoftver, egy új akármi, akkor leírják nekem egy e-mailben, hogy mi a javaslat, az a javaslat mire lesz megoldás, az a javaslat, összegyűjtenek hozzá mindenféle ajánlatot, árat, mindent, ami kell, mennyibe fog kerülni, és összeszedik azt is, hogy a bevezetése, implantálása mennyi idő, hány nap, melyik ember kell hozzá, és nekem semmi más dolgom nincs, mint ezt átgondolni, nem én szedegetem össze hozzá az információkat meg kérdezgetek 65-ször vissza, hogy jó, de akkor mennyi, meg mit is, meg kinek, de hát jó lesz az, meg miért is kell az. Nem, full komplexen ott van az egész, kettő perc alatt felfogom, megértem, és csak annyit kell mondanom, hogy mehet. Úgyhogy ez a TMJ egy nagyon, nagyon hasznos dolog, hogyha erre Te is rászoktatod a munkatársaidat.
A másik mozaikszavunk és kedvencem és mi a marketinget is rendszerbe raktuk, mi úgy hívjuk egymás között, hogy SMA. Az SMA-ból az S a szinergia szót jelenti, és mi ezt a szinergia marketinget csináljuk, illetve maga az a rendszer, ami a marketingünk mögött van az az SMA. Ez korábban egy nagyon nagy excel volt, ma pedig ugye már az említett Trello kártyákon van minden. Negyedévre tervezünk, és az egésznek a lényege, hogy ezt minden csatornát, marketing csatornát összehangolva, teljes szinergiába tegyünk, és még véletlenül se maradjon ki semmi, egy kvázi check-list is egyben.
Mondok egy példát, például új tanfolyam van, nagyker partnerek tudják, akkor ők kapnak tőlünk hírlevelet is ugye a levelezőlistánk alapján, kapnak egy flyert, egy szórólapot is róla a GLS csomaggal, vagy ha személyesen jönnek hozzánk vásárolni, akkor ugye a vevőszolin kapnak erről egy flyert, de ugyanígy posztoljuk a Facebook zárt csoportban is erről a tanfolyamról mondjuk az információt. És ugyanez történik, hogy mind az öt dolog megtörténik, ha mondjuk új termékek jönnek be, vagy bármi olyan esemény, ami nekik jó és őket érinti. De magánszemélyeknél ugyanez a helyzet, a Facebook posztok, a Facebook hirdetések, az Insta posztok, az Insta hirdetések, az AdWords hirdetések, minden össze van hangolva, és egy rendszerben mozgunk, és mi ezt a rendszert SMA-nak hívjuk.
37:00 – Szanaszét vagyunk, de mégis rendben, hogyan?
Jó, még, amit szeretnék elmondani, mert azt gondolom, hogy tovább nem kell magyaráznom, hogy miért jó a rendszer és miért kellenek a keretek, illetve az irányelvek, alapelvek, különösen most, amikor kívül káosz van. Legalább belül legyen rend, és belül ne legyen az, a rendszerek tényleg segítenek megtartani a céget, és egyfajta biztonságot adnak, szervezettséget adnak, és rendezettséget.
És most mi nekünk eléggé szükségünk van a rendszerre, mert elég szanaszét vagyunk. Konkrétan hárman járnak be részmunkaidőben a cégbe, mert annyira nincs mit csinálni. A csapatnak az egyik fele ki van szervezve egy olyan webáruházhoz dolgozni, ahol most nagyon sok munka van, és a csapat másik fele is ki van szervezve egy céghez. Hát ott fizikai munkát végzünk, de legalább a csapat egybevan, megtartjuk, keresni is tudunk.
Szóval emellett a helyzet mellett, hogy szanaszét vagyunk és nem éppen a legkellemesebb munkákat végezzük a legkellemesebb helyeken várva azt, hogy újrastartolhassunk és elinduljon itt az élet az országban és a Balloon World-ben is.
Szükségünk van mentálisan is keretekre és rendszerekre. Elmondom, hogy a válság alatt mi milyen rendszereket működtetünk magunknak. Ugye azt tudjátok, hogy a Facebookon van zárt csoportunk a vevőinknek is, ugye a Balloon World-ös viszonteladóink ezt a videót ebben a zárt csoportban nézik, de van Facebook zárt csoportunk a munkatársaknak is. Nagyon sok jó infót osztunk itt meg egymással. És van egy Messenger zárt csoportunk is, ott is kevésbé fontos, de vicces infókat osztunk meg, ez a feszkó levezetésére van fenntartva, hogy ne keveredjen a komoly és fontossal az idiotizmus, mert azért a humorunk hál’ Istennek még a régi.
Van külön a BWH-s ügyeleti csoportnak egy Messengere és van a kihelyezett, más cégnél dolgozó munkatársaknak is egy Messenger csoportja, ahol megbeszélik az azzal kapcsolatos dolgokat.
Ugye mi minden este, mostmár nem minden este, még az első héten, amikor azt se tudtuk, merre vagyunk arccal előre, akkor minden este volt Zoom call-unk, ahol a teljes csapat összegyűlt és beszéltük meg gyakorlatilag napról napra a történéseket, és napról napra, hogy milyen döntéseket hozunk. Ez a második héten lecsökkent heti négyre, és most így a harmadik hét lett az ahonnan a heti kettő, a kedd és péntek este van a Zoom meeting, és hát ugye sokan dolgozunk máshol és sokan fizikai munkát is végzünk, igaz, hogy rohadt fáradtak vagyunk estére, de a teljes csapat ott ül ezeken a 8 órás Zoom meetingeken.
Én használok még egy olyan mindenki@-ot, ami még a boldog békeidőkben a BWH-s mindenki@ volt. Most meg a kollégáknak a privát címével a mindenki@ …..
Összefoglalom kvázi egy jegyzőkönyvbe azt, hogy mik történtek az adott héten. Mostmár ebből három megszületett, és hogyha rohadt fáradt vagyok, ezt akkor is megcsinálom, mert kell az információ az embereknek és kell a rendszereknek. Ez megnyugtatólag hat és ez biztonságot ad, hogy tudjuk, hogy mit csinálunk és tudjuk, hogy merre vagyunk, és mindenki birtokában lehet ennek az információnak és ezeknek a döntéseknek.
40:00 – „Kommunikáció olajozza, a rendszer összetartja a céged és a csapatod” című gondolat
Ennyit szerettem volna a mai üzenetemmel, illetve videómmal, ami az innovációról, a rendszerekről és az önkéntességről szólt, elmondani, mert azt gondolom, hogy a rendszerre és a rendszerességre a válságban még nagyobb szükség van. És míg a kommunikáció olajozza, a rendszer pedig szerintem összetartja mind a céget, mind a csapatot.
A Céges Alapértékek videósorozat részei
Corporate Culture, 5-6th Core Value
5# INNOVATION | 6# VOLUNTEERING
Well dear BWH resellers, attitude-changers, innovator club members, I’m continuing the video series on the corporate culture and core values of Balloon World and the reasons why we are resorting to them even in the days of crisis is that it tends to be a pretty useful thing now at the end of the third week.
0:27 – Why Did I Disappear for a Week? Sorry about That
The reason I disappeared this week is because – on the one hand – there were things going on in the company, and – on the other hand – I received a request from the USA to give a lecture at a 5-day international online conference among 83 other teachers, or lecturers, instructors. Well my job was not to perform anything with the use of balloons, but I was given a very grateful role by the parent company – ’Anti-Crisis Ideas, How to Stay Motivated?’ -, I was the one who was supposed to motivate the industry and provide ideas for the crisis. This, by the way, was really successful, and I prepared 3 long days for it since English is not among my strengths and I really wanted to do my best, so that’s why I disappeared for a while.
And what is our next topic for now? Our next point is, we are here now, the 5th point is about innovation and the use of systems, the 6th one is volunteering, and I have combined these two so I will be talking about both of them in this part of the video.
1:45 – The Best Employee: „Thinks on his/her Own in Systems”
Why? Because I think the best thing is if our team thinks on its own in systems and voluntarily starts to innovate and develop, at least this is how it goes in our company.
If you are familiar with the test called DISC, then you may know that I’m pretty yellow and red meaning that I’m not really good at thinking in systems or creating systems, not to mention, maintaining the systems, and that’s why I’m gathering all the „blue” people around myself because they are just fantastic at creating systems and thinking in them, so I have learnt over the past years what kind of people are needed by my side if we want to be successful together.
For example, my financial manager is completely blue, my purchasing manager is completely blue, my logistics manager is blue, interestingly. This sometimes requires an interpreter so that we can understand each other better while communicating, but basically we collaborate well.
2:55 – A Few Words about Testing Employees
In addition to the DISC test, let me mention two more tests to you because these are among my favorites when it comes to staff selection, and I know that now’s not the time for selecting new staff members, but it’s rather a time when we have to get rid of staff members, but if – as a fresh start – the time comes when you have to hire new employees, then feel free to ask me about that because I have a pretty good selection process for which I like to use two tests, one of them is the team role test. It shows what the strength of the team is, of that particular employee, we obviously did this on everyone, for the very old ones in retrospect, and for the new ones even before they were hired. And just another thought on this, as I am a sort of a researcher, a creative type of person, and not a finisher, a finalizer or a reviewer or a constructor – these are all among my weaknesses -, I try to put such people by my side who have the above mentioned things among their strengths.
The other test that I have mentioned is the flexibility test. This is used by my friend, Ádám Szalai and I downloaded it from sikerkod.hu. This is meant to show how flexible each person is. There are people who are as cool as a cucumber, and there are others who are like a solid tire. So everyone has a place somewhere on this scale. We do this test when selecting new employees and we did it on ourselves as well. So we know well who is as cool as a cucumber and who is like a solid tire and who is somewhere in between the two. This is particularly important to us because a whole different communication is needed towards the people at this end of the scale, than that of the other end.
5:02 – And why is this Important Even Now?
The reason I have mentioned this is that, I think, the time when we can start off again after this period; it will be highly-highly important how fast we are, how good we are, how much job we do in a unit of time, so how effective we are and how productive we are, and for these we need good people, end of parentheses. Obviously all the store managers and our wholesale sales manager as well as all the employees standing on the front lines, at the cash register and in the store are all yellow.
5:45 – Innovative Ideas from New Products to New Statistics
Going back to systems and volunteering, I think it’s wonderful to see when coming home from a distant journey after let’s say a month that I find myself surrounded by such innovations, innovative ideas that are already put into practice. And at the end I will also explain why this ability or skill is good even in this period.
So, for instance, I tend to come home to such things as inventing new products, manufacturing new products or importing new products. This is how we got to create our beautiful product range including Hungarian language products. We don’t just sell “Happy Birthday!,” but “Boldog Születésnapot!” too. Employees figure this out completely on their own, obviously based on the statistics of these Happy Birthday! goods and top products, but they created the design, the selection, the packaging and everything else on their own to get to the final product. And for that, they do calculations and price the products as well. Obviously, there are guidelines within the company – which I will talk about later – that help in this process and help them make decisions easier.
Or, for example, I came home to see that they rethought the collaboration between the teams and the organization itself and they made improvements on processes without me. We once had a so-called MERGE project that was meant to show how not to hire more people, so not to dilute the number that can cause a failure in our productivity, but rather it was meant to show how we – all the people in the company – could solve such problem as…, orders from the online shop come in at the beginning of the week, they are pouring in, they reach their peak, wholesale partners order a lot around Tuesday and Wednesday, and a calmer day – in terms of traffic, at least in terms of parcel traffic – tends to be Thursday and Friday. So we have a huge wave right at the beginning of the week that then goes down into a valley.
And the point of this MERGE project was…, in the package logistics area I have three employees, five in the warehouse, and so that I don’t have to hire a fourth person to logistics, the employees working in the warehouse learnt all the tasks that need to be done in the logistics section and basically one department lends a colleague for the overwhelmed department at the beginning of the week. They, of course, try to give this favor back, so it works the other way around as well. Those in the logistics department are able to perform warehouse tasks, placing goods in the showroom, for instance. So they are able to create such a close collaboration and introduce it as an innovative novelty. And the best thing in it is that they didn’t need me in this one either.
But they didn’t need me either to introduce new services. For example, we have a reseller bonus system, and I just once came home to find that they have new suggestions concerning how to make that system better, what better gifts we could come up with for our resellers. And they share all these approaches with me and we can move forward with this, these and develop our areas.
Or I could even say that they are developing new courses. So I might come home, let’s say in May, that they tell me that the next RPC course will be held on… and they tell me an exact date. Since that lady who is Hungarian and used to hold these courses – she is by the way one of my customers and resellers – is on a maternity leave, therefore, we invited so-and-so from England to hold the course. And I was like, „great, okay.” And the most wonderful thing is that they organize and carry out everything on their own, so I don’t need to do anything, not even a single thing about the whole thing, nor do I have to be there to make it happen. Obviously we talk many things over, but volunteering and innovation are the things that are present in all fields, in everyone among us.
There were even times when I came home to find that they introduced completely new statistics and measurements. We used to do a sort of, I don’t know what they call it, game, or competition, sport, this might be a good word for it, sport out of productivity. So they tend to measure in warehousing processes the number of items received, such things as for instance the receipt of goods broken down to batch number, time, from pallets to boxes, units, the number of labels, suppliers. So they keep such statistics and statements for their own and their team’s performance that has a good effect on the profitability of the whole company.
11:18 – ….Or Even to Goals that seem Crazy to Me
But they can also set goals that sound crazy to me. One example is to commission with zero percent. Commissioning means that we collect all the online orders and there should be no mistake made in them. And I came home to such months when there were no mistakes in the collecting of goods. For this, for instance, they ordered some kind of an additional software from our software developer, so the person who is doing our billing-inventory software, to make their job easier. They came up with a gadget system that speeds the whole thing up. So they have started to work faster and more flawlessly from a time that again shows innovation and that they do this voluntarily.
12:18 – CS-Rule and Guidelines
It may have caught your ears or you may have raised your eyebrow that they are ordering software. At times they tend to order furniture, or even shop equipment, or warehouse equipment, showroom furniture. And the question may arise, well, okay, okay, but are they spending money? Why are they spending money? How much money are they spending? No way that they decide how much money goes out of my wallet. And what I say to this, „yes, let them decide.” I’m not needed for this one either. And you know why?
I came to realize something, and that is if I apply the CS-rule and don’t impose all kinds of rights, budgets, powers, limits and all sorts of things, but I simply apply the CS-rule, and we have clear guidelines besides that, and we do have actually, I will tell you quite a few of them later, then they can make much better decisions than me. And it is 1000 percent sure that they are far more sparing in the expenses of the company than me.
And what does CS stand for? It is no other than common sense. So if I trust their common sense and their sanity, there can be no mistake.
13:54 – Lack of Company Regulations and Rules and the Reason for That
Let me give you an example, because this is what used to come up when talking to other entrepreneurs, and to be honest 10-15 years ago I was amazed that colleagues came home from England, so the staff members of the suppliers, and I knew that they were neither owners nor managers, but just a simple employee of our parent English company, and just took out the parent company’s credit card and used it to pay for this and that. And I was like what’s going on here, they are totally crazy to give out the company’s credit card to the employees.
Then over time I came to realize that nothing’s wrong with this, it’s just that common sense is working, and during foreign travels there is no such thing as me setting how much you can spend, what is your budget, I don’t describe that, I don’t have to describe how much can be spent on hotels, how much can be spent on dinners, how much can be spent on flights, because they don’t travel on business class, they don’t live in a luxury hotel and they don’t spend money on expensive champagne dinners, although they have the card with them, they rather eat a pizza in an Italian restaurant and come home with Wizzair after, let’s say, a toy exhibition or a distributor meeting.
And why could that be? Probably because this is what I do too and he/she saw the same thing from me when he/she was with me. And probably because he/she would do the same thing on his/her own. I always say that it’s very easy to lead ethical people, and here’s a quote from my friend, Levente that he likes to use and I like to use as well. It goes “Setting an example is not the main means of influencing others, it is the only means.”
15:55 – How do we Make Decisions? Why can we Make Quick Decisions?
Obviously, the question arises in everyone, okay, okay, but how can they make decisions? Because it is said that a business becomes self-propelled due to the employees who can think with your head. And how can they think with your head? The answer is very simple. I teach mine how I make decisions, what aspects I have in making decisions. This is, by the way, a really grateful thing that we are all taught to do, because in this situation nothing has to be explained, there we have the core values, the aspects, and we can make decisions very-very-very quickly.
16:41 – Our Decision Methods and Approaches
I’ll tell you a few of my favorite tools, the way we make decisions, maybe you can draw something out of them, because there might be some things now in this period that you might have to decide on. My favorite thing is, by the way, no other than a piece of white paper and a pen, or if we are together in a team, then a white flipchart and marker pens. We tend to write down the pros and cons, so what are those things that are for and against it. And these are being quantified, weighed, we weigh them, and if there is not enough information, because they say that it’s very easy to make decisions if you have enough information, and if there is little information, we collect more. More or even more in-depth information.
17:40 – ROI, SWOT and Other Things
These can be numbers as well, we start counting wildly in case of more serious issues, and that’s when another little adjective comes up, and this is ROI, roi, which is no other than an abbreviation for Return on Invest. We always calculate this one. This is, by the way, one of our principles and guidelines. So the deciding factor is to strive for the highest return with the least effort. And here by effort I don’t just mean money, or material things, but I also mean our time and our energy, because both of them is money. And here comes what I also learned from Levente and that it is much more important after a while to rather say no than yes to certain ideas, because you can go in a very wrong direction if you say yes to everything and don’t just go for our goals and that’s not what we focus on.
So this ROI thing usually comes up as one of our guidelines. And if we have to make even more serious decisions, then SWOT analysis comes up. This, I’m sure, many of you already know of. The SWOT sorts the external and internal effects into such a four-part small figure. There are our inner things, these are our strengths and weaknesses. And the external things such as opportunities and threats itself. Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats. So we do SWOTs smoothly in any situation, obviously it came up during the crisis as well so that we could make better decisions. What’s more, in one of my previous videos company states and company state formulas have also come up.
19:48 – An Important Principle and Win-Win
So I think if you have the basics and you have the methods, it’s very easy to make decisions. You know how to prioritize and what to choose. One thing I haven’t told you yet because we still have one such principle that goes; most people, team, customers, suppliers, subcontractors are good… we always complete this according to the situation. Why? Why do we apply this principle to most people? Because we love to make such decisions that doesn’t harm anyone or anything, it is an absolute win-win situation. Win-win situation is a winner-winner situation, when everyone wins. This is one of our principles, by the way. I have brought you a couple of principles and then I will say a few other that fit here as well, such as my strategy guidelines. So we love win-win only and exclusively when everyone wins, and we don’t like games where there are losers or where an unpleasant taste of mouth remains on the part of one of the parties afterwards.
21:06 – Why do we have a Choice?
And yes we can say to it that there is a competition going on at the moment, or there is even a crisis, we are not sorting among the tools, I say to this that yes, we are sorting, and we really have to sort now, because we can choose and freely decide who we are and what tools are we playing with.
21:29 – The Monk, the Spender and the Saver and why is Money a By-Product?
Maybe it has always been easy for me, I have never been interested in the competition itself, and I have never been interested in money either. I’m not the Monk type of person, you must know that classification, the Monk, the Spender and the Saver. Well the Saver is the one who saves, the Spender is the one who spends and the Monk is the one who doesn’t know what to do with money and doesn’t really care about it, if the Monk type has money, then he/she just sits on it, if he/she doesn’t have any, it doesn’t to him/her matter either. I absolutely fall into the category of the Spender, so I just love to spend, but I’m not doing it to get money.
22:00 – Our ’Defeat Yourself’ Principle
We are like, money comes, it’s just a by-product of our operation, a by-product of our existence, and probably that’s why I’ve never been interested in competition, because we have always focused on defeating ourselves, and we will continue to do so in the future. Our resellers know that, for example, the title, the name of our reseller bonus system is Defeat Yourself! My view is that a company can mostly be ruined from the inside and not from the outside. Obviously there will be winners and losers of this crisis as well, and probably those will come out as winners who don’t point outside, blaming others, but with a simple thinking do what they can.
22:55 – Why is Blue Ocean Our Strategy, Even Now as well?
Going back a bit to competition, we have always opted for the Blue Ocean strategy. Surely many of you are familiar with this term. There is the Red Ocean, red, where blood is flowing, and you can fight and make war, and there is the Blue Ocean, the more peaceful seas, we have always paddled to the more peaceful seas, anytime, in strategy, in business model, in anything. Obviously this also requires some creativity and a fairly high degree of flexibility and that’s exactly what I’ve been talking about.
23:32 – Why is Resilience Important?
And in this situation, now in the days of crisis, flexibility is, I think, a very prominent feature. There is a very good word for it. And this is resilience. Resilience reflects the flexible resistivity, the reactive ability to successfully adapt to strong, renewable, or even shock-like external influences. Well, I think, shock came in the form of the crisis, so now’s the time for adaptation.
I have had a saying for 20 years that goes, „what doesn’t bend, breaks.” So we have always moved in the direction of flexibility, and, by the way, psychology describes resilience as a trait, or rather an ability when a person can quickly regain his/her original good state after some physical and mental suffering and experiencing difficult life situations. So resilience has become even more important nowadays.
Anyway, I got here from talking about win-win, and from the fact that we consider money as a by-product, and that for us our self-development, the development of our processes, our systems were of importance, and money just come as a result of these things, and this is what is happening now in the days of the crisis too. We do our very best and results must come.
Anyway, for 25 years now, I have been telling myself that „a smooth sea does not make a skilled sailor”, and there’s no difference in this one either these days, „a smooth sea does not make a skilled sailor”, and that nobody has died of work yet. Yes, we are working a lot now.
25:29 – Our Deal-Principle (which has Become Even More Important in Reality!)
Let me mention one more thing that is part of our system and this is one of our principles or policies, this is the so-called Deal, the Deal-principle. Deal refers to a deal being made, a deal done. This means that we don’t give each other anything unless we get something for it, or rather the other way around, so we don’t want to get anything unless we give something. We don’t like and don’t want things to be one-sided, we like to have a balance, an equality in all things, a win-win, when the situation is good for everyone so these deals go into very little things.
26:13 – Why Should We Always be in Good Exchange? (Even Now as well)
Let me give you an example. If a colleague asks to go to the hairdresser that cannot be postponed to another date than, for instance, Tuesday morning, it is evident and she offers right away to stay longer on Monday and finish the jobs she still has, and gives something in exchange for me letting her go to the hairdresser on Tuesday morning.
Or, for example, it is a rule that everyone takes part in the common inventory, everyone’s counting, everyone’s taking inventory, and everyone sacrifices that whole Saturday once a year, and if someone has a family celebration on that particular Saturday, okay, you may go, but what do we get in exchange, you don’t even have to ask, because he/she comes and says, look, I’ll take inventory of this and that in advance, everything will be counted, everything will be labelled, nobody even has to touch it, you just have to rewrite it on the inventory sheet. So things are being offered on their own. My opinion is that if we are not in a good exchange with each other, our environment and even ourselves, then the system fails and that is no good.
27:28 – Big Picture and Holistic Picture Viewing Even Now
I have such a trait that I just can’t stop thinking any way else than in a holistic way, thinking in a big picture, looking at the big picture, looking at the connections, the whole system. And this was learned by my colleagues, and it sort of came to be one of our guidelines not to look at just one part of a thing, but the whole of it, because basically these parts make up the whole, and if you touch one part, it has an effect on the whole thing, and the whole thing can turn upside down. We make decisions in the crisis as well, we try to focus on the whole as much as possible, and we try to be aware of the consequences of the decisions made, how it will affect not just that small part, but the whole of the company.
28:28 – Fast Adaptation, Self-Educated Organization – with Old and New Examples
What is a very useful feature of ours, by the way, is that we adapt pretty quickly and we are able to learn or use different kinds of software, for example. This is also a very useful feature, especially now, if an organization is docile and self-educated.
I’m going to tell you an old and a new example from the days of the crisis. I don’t know how many years ago did Trello step into our lives. Trello is a task-managing software, application that can be used on your notebook, computer, but on phone, mobile phone as well. It is a very simple system. There are tables, to-do lists included and it is based on three simple steps that you have a task that has to be done, so it is there among the tasks, then this task is done, in between the two there can be that the task is in progress. You can assign deadlines, people to it, we all know that a task is a task if there is someone who does it and there is a date given by which it should be done. So this is a great little tool.
We thought what if we put all of the company’s processes, activities into Trello with all the employees, and everything would be nicely in one place, not scattered, not everywhere in emails, word of mouth, chats, everywhere, but in a central system, guided and seen in one place.
Well, I was like, knowing that there are 25 of us, 7 teams, I remember, it happened in November, we were just over Halloween, which is our biggest and strongest season, so it’s a rough period for us, we work a lot then. And we had December ahead of us that is also a very rough season for us. It includes Santa Claus, it includes Christmas and it includes New Year’s Eve. And you don’t even wake up from New Year’s Eve and January and February are coming together with the Carnival season.
So there we stood between our two roughest seasons and I was like, we shouldn’t introduce Trello now, I’m sure that this 1st of December is not a good date for that, and we should rather postpone it to 1st of January, because there we will have some calmer days before the Carnival season. Because, I think, in that year Carnival season started later, the Carnival season is a holiday that moves accordingly with Easter.
And with that in mind, let’s vote, we are quite democratic, we always vote for everything, so that there is a win-win situation for all of us, so that it is good for most of us, I raised the question that it would be good to start from January. And I got twenty something votes that they do not agree with me and that we are capable of doing it from 1st of December as well. Oh, my God, I was like, they are completely out of their minds, but obviously I won’t be against something good and an innovative solution and system being built into practice, I won’t ruin it, and they did it. We did it. And the whole system started on 1st of December, everyone understood it, everyone started to use it, and then came such development methods, ideas that brought the whole thing to perfection, and so we use Trello ever since.
And my latest quick decision and example of quick adaptation is when we were standing there on our last open day, I think it was March, no, we were already closed, but we were still in the office on 17th of March, and then I sort of winged my employees. Everyone was at home in a voluntary quarantine, no traffic, shops are closed, our customer’s shops are closed, but still somehow we should keep in touch with each other, and there within only an hour, everyone had the Zoom application installed on his/her phone, everyone could use it, everyone tried how to use it, and basically all of us went home and we did our first Zoom meeting right on that evening.
So the ability to be fast and to quickly adapt are really, really useful and are still very useful.
33:12 – The System also includes: FSP, SMA
There are two abbreviations that I would like to share with you, because they are both part of our system and make the job of a leader much, much easier as well as to have a well-oiled system.
One of them is FSP, I might have mentioned it earlier, these letters stand for Full Staff proposal. I’m in such a lucky situation that I get such proposals from my employees in writing that are detailed, calculated, and all I have to do at the end is to say „Amen, go ahead, do it.” Or I just have to write back from let’s say Thailand that „Amen, go ahead, do it.” Because this staff proposal if they have any innovative or creative ideas that go in the direction of development, this can be anything, the equipment of a new warehouse, a new gadget, a new software, a new anything, they write me an email about it, a proposal, mentioning why that proposal is good, they collect all data needed, offers, prices, everything that is needed, how much it will cost, and they gather all the information concerning how much it takes to introduce and implement this new thing, how many days are needed, who is needed for it, and I have nothing else to do, but to think the whole thing over, I don’t need to collect any data nor have to ask 65 questions, like okay, but then how much, how is it, and why is it, and for whom, but why is it really needed. No, the whole thing is there in detail, I get to understand it in two minutes, and all I have to say is that „go ahead.” So this FSP is a very-very useful thing, it’s worth getting your employees accustomed to it.
The other abbreviation, which is my favorite, and we put marketing in a system as well, we call it SMA among each other. From SMA letter S stands for synergy, and we do synergy marketing, or the system behind our marketing is SMA. It used to be a very big excel, and nowadays we have everything on the previously mentioned Trello cards. We plan for quarter years and the point of the whole thing is that we do everything in coordination, in synergy on all channels, marketing channels, paying attention not to leave out anything, it serves as a kind of a check-list as well.
I’ll give you an example, for instance, we have a new training, all wholesale partners know about it, they get newsletters from us based on our mailing list, they get a flyer about it in their GLS package, or if they come to us in person, they get a flyer at the cash register, but we also post all information on the training in our closed Facebook group. And the same thing is happening, all 5 things are happening at the same time, if, for example, new products are coming in, or there is some kind of event that is useful for them and involves them. But this is what is happening with individual customers, Facebook posts, Facebook ads, Instagram posts, Instagram ads, AdWords ads, everything is connected and moving in a system, and we call this system SMA.
37:00 – We are All Torn Apart, but Still Fine, how?
Okay, what I would also like to tell you, because I think that I don’t have to further mention why the system is good and why borders are needed, or guidelines, principles, especially nowadays, when there is chaos on the outside. At least there should be an order on the inside, systems really help keep the company up, they give a sense of security, organization and order.
And now we are really in need of a system, because we are all torn apart. Only three people are going to the office working part-time, because there is nothing to be done. Half of the team is sent to work for a web store where there is plenty of work to be done now and the other half of the team is sent to work for another company. There we have to do physical work, but at least the team is together, kept together, and we can earn some money too.
So in addition to the situation that we are all torn apart and that we aren’t doing the most pleasant types of jobs at the most pleasant workplaces waiting for a restart and for a new life beginning in the country as well as here at Balloon World.
We need frames and systems mentally as well. I’ll tell you now what kind of systems we have operated during the crisis. You all know by now that on Facebook we have a closed group for our customers, the resellers of Balloon World who are watching this video in this closed group, but we also have a closed Facebook group for the employees. We share a lot of useful information here with each other. And we have a closed Messenger group, where we share less important, but more funny things with each other, this group is meant to drain the tension in us, so that idiocracy isn’t mixed with serious and important things, thank God we still have a good sense of humor.
The duty team of BWH has a separate Messenger group and the other employees working now elsewhere also have a separate Messenger group where they can discuss related matters.
You know, every evening, or not every evening now, it was on the first week when we didn’t even know where we are, then we had a Zoom call every evening, there the whole team gathered and basically talked the happenings of each day over and what kind of decisions should be made day by day. This number was reduced to four times a week by the second week, and now on the third week, we only have a Zoom meeting twice a week, on every Tuesday and Friday evening, and many of us are working elsewhere now and many of us do physical work, although we are extremely tired by each evening, still the whole team is sitting before the Zoom at 8 pm.
I still use the everyone@ email address that existed in happy peaceful times as well. Now everyone@ serves as the employee’s private email addresses.
I sort of keep record of each week’s happenings. So far three record have been made, and even if I’m very tired, I do it, because people and the systems need the information. It has a reassuring effect and it gives us certainty that we know what we are doing and we know where we are and everyone can be in possession of that information and these decisions.
40:00 – The Idea of „Communication Oils, the System Keeps Your Company and Team Together”
That is all I wanted to say with today’s message or video that was about innovation, systems and volunteering, because I truly believe that system and regularity are even more necessary in crisis. And while communication oils, system, I think, keeps both the company and the team together.
