Céges Alapértékek Videósorozat 2. rész
Kommunikáció, kommunikáció, kommunikáció!
Hát üdv mindenkinek újra! A videó sorozat 3. részében, ámde 2. pontjában a BWH vállalati kultúráját és annak alapértékeit mutatom be, mert mi ebben a pillanatban abba kapaszkodunk bele, és abból táplálkozunk, abból merítünk erőt.
A második pont, amit itt mi a csapattal közösen meghatároztunk, hogy a legnagyobb érték az a kommunikációnk, a kommunikációs képességünk. És hogyha te is hozzánk hasonlóan egyre jobban azt érzed, hogy kifutott a lábad alól a talaj mondjuk, mert semmi forgalmad nincs, semmi árbevételed és ezzel szemben mondjuk ott van egy mondjuk 25 fős csapat annak minden költségével a másik oldalon, akkor érdemes ilyenkor elővenni azokat a dolgokat, amik nem materiálisak, mint például a képességeink, készségeink, tudásunk, az értékeink és a hitünk, amik még velünk vannak.
Most kaptam a hírt, hogy ugye az előző videóban mondtam, hogy 15 %-ra visszaesett a forgalmunk, a mai hír az, hogy már 3 %-ra esett vissza a forgalmunk, tovább csökkent, minimális rendelés jön be az online felületeinken, ugye a boltjaink már zárva vannak.
Szóval a kommunikáció különösen nagy jelentőségű lesz szerintem az elkövetkezendő időben. Mi kétféle kommunikációt különböztetünk meg, illetve kétfélére figyelünk oda tudatosan. Az egyik a belső, amit cégen belül, munkatársak egymás között mind írásban, mind szóban használnak. A másik a külső, amit a beszállítóink, partnereink felé használunk. Mind a kettőnek van stílusa, egyébként ezek a stílusok túl sokban nem térnek el egymástól.
Nálunk a tisztelet egy nagyon fontos szó cégen belül, a kedvesség, és az optimizmus és a pozitív hozzáállás, ami ugyanúgy áthatja a szóbeli és írásbeli kommunikációnkat. Nálunk van egy olyan aranyszabály, és ez most és szerintem az összes kommunikációval kapcsolatos dolog itt ebben az időszakban fel fog értékelődni. Majd mondom is, hogy miért, mert már ezer példa volt az elmúlt napokban mindenre.
2:40 – Belső kommunikációs szabályaink
Tehát az egyik alapszabály nálunk, hogy „a szó elszáll, az írás megmarad.” Lehet kívül káosz, de mi belül megtartjuk a rendet, úgyhogy mi például minden egyes válság meetingről ugyanúgy megcsináljuk a jegyzőkönyvet, leírjuk. Ugyanúgy írásban kommunikálunk egymásnak, korábban is ugye kötelező volt emailben, trelloban minden feladatot feljegyezni, minden információt inkább írásba állni, mert már korábban is azt tapasztaltuk meg, hogyha valaki benne van egy melóban, másik odaáll mellé, elmondja, az tuti, hogy nem figyel, a felét nem hallja meg, tehát abból jó nem szokott kisülni, hogyha csak így szóban dobáljuk egymásnak a dolgokat. Azt gondolom most ebben a kritikus helyzetben meg még fontosabb, hogy pontosan menjenek át az infók.
3:33 – Kommunikációs rendszereink a múltban és a jelenben
Béke állapotokban ugye nekünk egy olyan email rendszerünk volt, ami a munkacsoportokhoz csoportos email címeket is tartalmazott, nyilván az egyéni BWH-s email címeken túl, volt egy mindenki@-unk, de most ebben a helyzetben ez egy kicsit átalakult. A kollégákkal a gmailes címein levelezünk, illetve eddig 2 darab, a mindenki megmaradt, csak nem a BWH-s mindenki, amin mindenkivel tudunk írásban értekezni, a Trello nyilván megmaradt, mert azt kintről is el tudjuk érni, tehát mobilon is fent van a Trello, a feladatkezelőnk.
Illetve a csoportoknak, úgymint marketing, beszerzés, ezeknek még nem hoztunk létre külön, táveléréssel elérhető email címeket, mert gyakorlatilag lassan nullán leszünk, tehát se árut rendelni nem kell, se árut küldenünk nem kell, így egy külön, egyetlen ügyeleti csapat, aki a válságot menedzseli fizikailag és adminisztratív, nekik van egy közös csoportja.
4:42 – Mire figyelek a kommunikációnknál
Ami nagyon fontos szerintem és most még fontosabb, hogy az a bizonyos kommunikáció átmegy-e. Erre én most sokkal jobban odafigyelek, mert most hát hogy mondjam, mindenki felfokozott érzelmi állapotban van. Ez nálunk a csapatban már mindenféle módon megnyilvánult, tehát ha a tónus skálát el tudod képzelni, vagy a hangulat skálát, ugye vannak, akik nyugodtan fogadták a híreket, vannak, akik a humoros, viccesebb típus az még akár jókedvű is, de nagyon sokan vannak lent a tónus skála alján, a hisztérikus sírástól elkezdve én már mindent láttam itt. Nemcsak csapaton belül, hanem csapaton kívül is.
Tehát szerintem most, hogyha azt akarod, hogy a kommunikációdnak eredménye legyen, akkor nagyon meg kell arról győződni, hogy az a dolog átmegy-e A-ból B-be, mi most még többször vissza is kérdezünk, hogy úgy érti-e, ahogy én értem, azt fogja-e csinálni, amit én szeretnék, hogy csináljon. Sokszor csinálunk szótisztázást is, hogy az az adott fogalom nálad is ugye azt takarja, mert ha nála nem, akkor nem az lesz az eredménye, ami mondjuk az én szándékom volt, és nemcsak a kommunikáció megy félre, hanem az egésznek az eredménye is félremegy. Úgyhogy azt gondolom, most különösen fontos, hogy hogy fogalmazunk, és az is nagyon fontos, hogy hogyan reagálunk.
Nálunk nagyon jó látni azt, ahogy a csapatban most még megértőbbek vagyunk, még kedvesebbek vagyunk, és még támogatóbbak vagyunk, mint egyébként. Egyébként is azon vagyunk, de most erre mindenki rálapátolt kicsit. Úgyhogy a visszakérdezést azt toljuk.
6:11 – Irányelvek régen és most
És ugyanígy toljuk, a kommunikációnak van egy olyanja nálunk így cégen belül, hogy irányelvek. Az irányelveket ugye hát a normál működési állapotunkba vannak tulajdonosi irányelvek, minden csapatnak van irányelve, amik segítik a működéseket.
6:48 – Feladatkezelés és ötletgyűjtés a jelen helyzetben is
Mi ezeknek az írását sem hagytuk abba, illetve a Trello használatunkat sem hagytuk abba. A Trelloban már nekünk benne van egy válság tábla, már benne vannak különböző feladat listák, sőt van egy olyan listánk is, amit szintén a Trelloban gyűjtünk, hogy majd ha minden kisimul, akkor milyen ötleteket, már elkezdtük írni, gyűjteni, fogunk elővenni, és ott melyik ponton fogjuk majd azokat megvalósítani. Tehát ugyanúgy Trellózunk, ugyanúgy kezeljük a feladatokat, nyilván most egy kicsit kevesebb és más dolog kerül bele a Trelloba.
És ugye az irányelvekre visszatérve ebbe a bevezetett intézkedéseket is írjuk, gyűjtjük, mindent napról napra, ahogy meghozunk, hiszen ezek átmeneti intézkedések, nem a normál működésünk irányelvei, intézkedései, és majd hogyha alakul vissza a dolog, akkor ezeket az átmeneti intézkedéseket be kell szüntetni és igyekezni kell nem elfeledkezni arról, hogy már nem átmeneti állapot van és nem úgy hagyni őket. Úgyhogy mi mindent írunk, mert egyébként is azt valljuk, hogy a szó elszáll, az írás megmarad.
8:08 – Komfortzóna kilépés: új kommunikációs csatornák alkalmazása
Amire nagyon büszke vagyok, az egyik dolog a csapatomban, hogy hihetetlen, hogy mennyire át tudják lépni a komfortzónájukat, mennyire gyorsan képesek tanulni, mondjuk ezt tudtam róluk, de mi áttereltük a személyes meetingeket a Zoom-ra, és gyakorlatilag egyetlen óra leforgása alatt még, amikor mindenki bent volt az irodában… Ez mikor is történt? Ma van csütörtök, ugye szerdától vagyunk szabin. Tehát kedd délután mindenki úgy ment haza, hogy a Zoom applikáció le volt töltve a mobiltelefonjára és csináltunk ott helyben egy főpróbát, mindenki képes egy nappaliba összegyűlni a virtuális térben. Úgyhogy ezt nagyon hamar megtanulták.
9:04 – Esti dolgozói TV híradónk
Tegnap egy kicsit izgultam, mert ugye az van nálunk megbeszélve, hogy minden este lesz egy esti híradó, egy esti BWH-s híradó, amit a munkatársak, az otthon rekedtek otthonról néznek este 9 órakor. Tegnap este egy kicsit izgultam, hogy ez hogy fog sikerülni, hogy 23-25 ember mind ott üljön a nappaliban és nézze ezt a híradót, amelyben megosztjuk egymással a nap történéseit, főleg mi, az ügyeleti csapat megosztja a többiekkel, hogy mire jutottak aznap. És teljesen meglepődtem, hogy gond nélkül, pikk-pakk mindenki becsatlakozva, van, aki pizsamában, van, aki ágyban, vak, aki kutyástúl-macskástúl-gyerekestűl, de jelen volt, úgyhogy egy nagyon klassz fél órát töltöttünk el tegnap este együtt.
9:52 – Kommunikáció a vevőkkel és beszállítókkal, alvállalkozókkal
Azt már az előző videóban elmondtam, hogy a Facebook zárt munkatársi csoportunk mellé létrehoztunk egy messenger csoportot is, tehát ott is kommunikációban vagyunk egymással. Azt is elmondtam, hogy a vevőimmel is van egy zárt csoportom, ahol pedig velük és egymással tudunk kommunikálni, és ma, ha innen felállok és bemegyek az irodába, akkor pedig az összes beszállítónkat fogjuk sorba venni, mindenkivel beszélünk és megbeszéljük, hogy mi legyen a közös jövőnk. Illetve az alvállalkozóinkkal fogjuk ugyanazt tenni. Ehhez már ki vannak nyomtatva a listák, a vevő szállító listák, ahova tartozik, követel listák, mert ilyenkor mindenkinek érdekes, hogy mi lesz a nyitott dolgokkal itt átmenetileg.
Hát van jó pár millió vevő kintlévőségünk nyilván nekünk is, és van jó pár millió tartozásunk is a beszállítók felé, ezt tételesen át fogjuk nézni. Én azt tervezem, hogy mindent elutalok, ami márciusi cucc, hogy így egy hónap meglegyen. Tehát egy jól lezárható, átlátható hónap legyen, és az áprilisi nyitott tételekről pedig elkezdek velük beszélgetni. Szerintem itt mindenki hajlandó arra, hogy a jövőt ott folytathassa, ahol elkezdte, hogy a stratégiai partnereivel megegyezésre jusson.
Úgyhogy a kommunikációt, ahogy láttátok, a kis szűk körünkről, munkatársak, bővítgetjük kifele a nagyobb, távolabbi körökre, úgymint vevők, alvállalkozók, beszállítók, és akkor így megyünk kifelé, hogy mindenkivel kommunikációban maradjunk ebben az időszakban is.
Ez most egy kicsit rövidebbre sikerült videó volt. Azt hiszem, hogy az összes többi pont is lényegesen rövidebb lesz. Az első az azért lett annyira hosszú, mert most kiemelten fontos az, hogy egymással törődjünk.
A Céges Alapértékek videósorozat részei
Corporate Culture - 2nd Core Value
2# COMMUNICATION
Well, hello again everyone. In the 3rd part, but 2nd point of the video series, I’ll be talking to you about the corporate culture and core values of BWH, because these days we have to cling to these values, we have to feed on them and get energy from them.
The second point that we, the whole team has decided on jointly is communication, communication skills being one of our greatest values. And if you, just like us, start to feel that you are sliding off the edge, because you have no turnover, no sales revenue, but there is a team of let’s say 25 people with all its costs on the other side, then it’s worth applying things that are not materialistic such as our abilities, our skills, our knowledge, our values and our beliefs that are still with us.
I just got the information that our sales has dropped to 3%, last time I told you that our sales dropped to 15%, so the numbers got even worse, very few orders are coming in on the internet, our physical stores are already closed.
So I think that communication will be particularly important in the days ahead of us. We differentiate two kinds of communication, that is, we pay attention to two types of communication to be more precise. One of them is an internal one, a type of communication that we use within the company, employees sending information to each other both in writing and in speech. The other one is an external one, a type of communication that we use with our suppliers and partners. Both types have a style, and these styles don’t really differ from one another.
For us, respect is a very important word within the company, kindness, optimism and a positive attitude are all attributes that describe both our oral and written communication. There is a golden rule among us and I think this and all the communication-related things will have a bigger value during this period. I’ll tell you why, because there have been thousands of examples of this in the last few days.
2:40 – Our Internal Communication Rules
So one of our basic rules goes ‘spoken words fly away, written words remain.’ There may be chaos on the outside, but we try to keep everything in order, we, for example, create a record of all the crisis meetings, we write down everything that was said. We communicate with each other in writing the same way, it was obligatory earlier as well to write down all the tasks in an email and in Trello, so to have all the information written down, because we have experienced earlier as well that if somebody has his/her hands full with work, the other one steps up to him/her and starts speaking, the other person is sure to miss the point, doesn’t listen carefully, so nothing good comes out of just a simple conversation. I think now in this critical situation it is even more important to get information across accurately.
3:33 – Our Communication Systems in the Past and in the Present
In peaceful times we had such an email system that included group email addresses for workgroups, obviously among the individual BWH email addresses, there was an everybody@ mail address, but now in this situation this has changed a bit. Colleagues communicate with each other via their Gmail accounts, everybody@ mail address remained, but it’s not that of BWH, where we can talk to everyone, Trello stayed too, because we can access it from home as well, it is there on our mobile phones, our task manager.
And for departments such as marketing and procurement, we haven’t created separate, remotely accessible email addresses yet, because our turnover will shortly be zero, so we neither need to order nor send goods, therefore a separate, single duty team managing the crisis situation physically and administratively, has a common group email.
4:42 – What I Look Out for in Our Communication
What I think is very important and now perhaps even more important is to check whether everyone has the message correct that we are trying to get across. I pay much more attention to this now because, so to speak, everyone is feeling elevated. In our team this has already come up in all sorts of ways, so if you can imagine the tone scale or the mood scale, there are those who have received the news calmly, they are the ones who are the humorous, funnier types of people who might even be cheerful in this hard period as well, but there are a lot of people down at the bottom of the tone scale, from hysterical crying, I’ve already seen everything here. Not just inside, but also outside the team.
So I think now that if you want your communication to have a result, you really have to make sure that the information gets from A to B, we ask back several times to find out if the other person means the way I want him/her to understand it, if he/she does what I want him/her to do. Many times it is made sure whether a certain concept means the same thing to all of us, because if it means something different to him/her, then it will have a different result than what my intention was, and it’s not just communication that turns aside, but the result of the whole thing. So I think it’s highly important now that we articulate well and that we react to things properly.
It’s very good to see that our team is even more understanding, kind and supportive nowadays than in peaceful times. Normally we’re doing our best, but now everyone’s surely giving 100%. So to ask back is what we continuously do.
6:11 – Guidelines Then and Now
And in the same way we are doing it, we have within the company such things as guidelines for effective communication. These guidelines…, well, in a normal operating state there are ownership guidelines and all departments have their own guidelines that support company operations.
6:48 – Task Management and Brainstorming in the Current Situation
We did not stop writing these ones down either and we did not stop using Trello. In Trello we have a crisis table included, various kinds of to-do lists, and we even have a list in Trello that contains all the ideas that we will be using once everything gets back to normal, we have started writing these down as well, collecting them, and we will get back to them later on. So we are using Trello the same way, we are managing tasks the same way, obviously now a little bit less and different things get into Trello.
And going back to our guidelines, we also write down and collect the measures we have put in place, everything we do day after day, because these are only temporary measures, not the guidelines and measures of our normal operation, and then when things get back to normal, these transitional measures must be stopped and we must not forget that these are no longer in a state of transition and we must not leave them that way. So we write everything down, because we do think that ‘spoken words fly away, written words remain.’
8:08 – Stepping Out of the Comfort Zone: Applying New Communication Channels
What I am really proud of is that my team has an ability and it’s unbelievable how much they can step out of their comfort zones, how fast they can learn, I already knew about this, now we have shifted our personal meetings to Zoom, and basically within 1 hour when everyone was still in the office… When did this happen? Today is Thursday, we are on leave from Wednesday. So on Tuesday afternoon everyone went home with the Zoom application installed on their phones and we did a test right on site to check if all of us can join this virtual meeting. All in all, they learned this very fast.
9:04 – Our Employee-Concerned Evening TV News
I was a bit nervous yesterday because we have decided on having evening news, evening BWH’s news every day that all the employees, those who are stuck at home as well watch from 9 pm. I was a bit anxious yesterday evening how it will work with 23-25 people all sitting in their living rooms and watching the news in which we share the events of the day, especially we, the duty team sharing with all the others what they got out of the given day. And I was completely shocked that everyone was there without a hitch, some sitting in their PJs, some lying in bed, some cuddling with their dogs, cats, kids, but everyone was there, and so we spent a very nice half an hour together yesterday evening.
9:52 – Communication with Customers, Suppliers and Subcontractors
I have already told you in my previous video that in addition to our Facebook closed group of employees, we also created a Messenger group, so we can communicate with each other there as well. I have already mentioned that I have a closed group with my customers too, where I can communicate with them and we can communicate with one another, and once I get up from here today and go to the office, we will be going through a list of all our suppliers, we will contact all of them and we will further discuss our future. We will surely be doing the same thing with our subcontractors. For this, the lists have already been printed out, buyer-supplier lists, where they belong, demand lists, because it is an interesting question here for everyone what will happen temporarily to those things that are still open.
Well, we also obviously have quite a few million forints worth of assets and quite a few million in debts to our suppliers, which we review item by item. My plan is to transfer everything that is needed to be paid in March to have a month done. So to have a closed, clear-cut month and I will start talking to them about the open items of April. I think now everyone is willing to continue the same way in the future so to reach an agreement with all the strategic partners.
So we’re expanding our communication, as you may have seen, from our small co-workers, outward to larger, more distant circles, such as customers, subcontractors, suppliers, and then we go outward to stay in touch with everyone during this period as well.
It was now a slightly shorter video. I think all the other points will be significantly shorter as well. The reason for the first one being so long is that it is extremely important that we care about each other in these difficult times.
